Convite digital para evento corporativo com workshops

Faltam três dias para o congresso e a secretaria tem uma folha de cálculo com nomes que já não batem certo. Alguém escreveu no WhatsApp que queria o workshop de privacidade, outra pessoa respondeu num e-mail que já ninguém encontra, e no programa continuam três salas por preencher. Um convite digital para evento corporativo resolve isto no sítio onde as pessoas já confirmam: a escolha do workshop chega na mesma resposta. Podes criar e enviar o teu hoje mesmo a partir do catálogo, sem instalar nada.

A lógica é simples. A pergunta certa, feita no momento em que a pessoa diz que vai, e uma lista de confirmações que se lê de cima a baixo. Sem perseguir ninguém por mensagem.

Convite digital para evento corporativo: o workshop escolhe-se ao confirmar

Não precisas de um formulário à parte. O formulário de confirmação do convite tem perguntas configuráveis: crias uma pergunta com uma opção por workshop, escrita como aparece no programa, e o participante escolhe ali, quando confirma a presença. As escolhas ficam na lista de confirmações, dentro da própria página. Ninguém tem de passar nomes de um grupo para uma folha de cálculo, e tu não tens de cruzar duas fontes para saber quem vai aonde. O convite não fecha o workshop quando enche: recolhe a preferência e o comité faz o reparto com a política de vagas que já tem aprovada.

• Escreve o nome de cada workshop como vai sair no programa: «Workshop A — Análise de clientes», e não «opção 1».
• Põe a data-limite de confirmação na cena da agenda, com a hora incluída.
• Usa o contador de caracteres de cada campo para o nome do workshop não ficar cortado no ecrã do telemóvel.
• Junta uma foto de cada sala para o participante reconhecer onde entra no dia do congresso.

Como criar convites digitais para eventos corporativos que mudam de sala sozinhos

Se o Workshop B passa da sala 3 para a sala 5, editas essa cena e o link mantém-se. Quem abrir depois vê a sala nova. O mesmo serve para a hora, a morada, o mapa ou o código de vestuário: não há e-mails internos a reenviar nem avisos um a um.

Um link só, partilhado no e-mail da secretaria, no canal interno e na mensagem de boas-vindas, evita que circulem três versões do programa ao mesmo tempo. Monta a estrutura por cenas: capa com o nome do congresso e a data, uma cena de agenda, uma de workshops com a pergunta de escolha e uma de logística com a morada e o mapa. Podes subir até seis fotos tuas — a sala do ano passado, o cartaz de cada workshop, a fachada da sede — e trocar qualquer uma mais tarde, sem refazer o resto.

A escolha do workshop chega na confirmação, não num e-mail à parte. E o link que enviaste hoje continua a ser o link certo no dia do congresso.

Quanto custa um convite digital para evento corporativo com workshops

São 29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição: acrescentar um quarto workshop ao programa não mexe no custo. Também convém saber o que a página não faz. Não manda lembretes automáticos a quem não respondeu, não controla aforo nem recolhe dietas ou intolerâncias. Isso resolve-se com vinte minutos e a lista de confirmações à frente, e com um canal à parte para o catering. Se o próximo congresso tem workshops em paralelo, monta o convite numa tarde: experimenta o design grátis, edita a capa e publica quando o comité der o ok.