Convite digital para evento corporativo, feito sem designer

Faltam três dias para o evento e a apresentação ainda diz «local a confirmar». O convite já seguiu, a lista de presenças está num documento à parte e alguém do escritório passa a noite a responder a mensagens no telemóvel. Acontece porque o convite foi tratado como um cartaz: fecha-se, envia-se e reza-se para que nada mude.

Um convite digital para evento corporativo trabalha ao contrário. É uma página web com o endereço do evento, e podes criá-la e partilhá-la hoje mesmo a partir do catálogo: escolhes um design, editas a capa sem pagar e publicas com um botão. O link é sempre o mesmo, mesmo que a hora ou o local mudem depois.

Convite digital para evento corporativo: os seis dados que faltam no dia anterior

Antes de abrir o editor, fecha o conteúdo. Com estes dados escritos, o resto é encaixar texto em campos e escolher uma capa. Se faltar algum, vais andar a corrigir o convite com os convidados já a caminho.

• Data, hora e endereço exato numa única linha, com o link do mapa já colado. Se a sala ainda está por confirmar, publica assim mesmo: editas depois e o link não se altera.
• A versão em inglês desde o início. O conteúdo do convite configura-se por idioma e a página existe em sete, por isso a equipa de Lisboa não é um trabalho à parte.
• Código de vestuário, se há cocktail ou apenas palestra e até quando se confirma. São as três perguntas que vais acabar a responder por mensagem às onze da noite.
• Quem assina o convite: nome, cargo e email de contacto. Sem isso, as confirmações vão parar à caixa errada.

Como criar convites digitais para eventos corporativos num único link

Não há nada para instalar, nem do teu lado nem do lado de quem recebe. O convite vai por onde já se fala: um link no email interno, uma mensagem no chat do projeto, um QR na entrada. O convidado abre no navegador do telemóvel e confirma ali, sem registo e sem app.

E desaparece o PDF de 4 MB que se corta no telemóvel e o anexo que volta atrás por causa do limite do correio da empresa. Quem abre o link vê sempre a versão atual: mudar a hora, o local, o mapa ou a frase não obriga a reenviar nada. Também podes trocar qualquer foto e marcar qual vai na capa — até seis imagens tuas, que se encaixam sozinhas no molde.

Um convite digital não fica fechado num ficheiro: vive num link que se atualiza para quem já o abriu.

As confirmações chegam em lista, não em quarenta mensagens

O RSVP vive dentro do próprio convite. As respostas aparecem numa lista ordenada, pronta para passar para a folha do catering, e as perguntas do formulário configuram-se: se precisas de saber quem vem ao cocktail e quem vem só à palestra, perguntas aí. Deixas de perseguir respostas por mensagem — o que cada convidado confirma fica registado onde o vais procurar.

O que o digital não faz, dito com clareza

O convite é 100% digital: não imprime nem envia papel. Se a direção quiser uma cópia para o arquivo, a opção sensata é o link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as for guardar. Os convidados precisam de um telemóvel, tablet ou computador com ligação; para o diretor que não abre links, uma chamada continua a ser o plano B. E não há lembretes automáticos para quem não respondeu nem leitura de entradas: se isso for indispensável, é outra ferramenta além do convite.

Publica, guarda o link no arquivo do evento e usa o mesmo na edição seguinte, sem começar do zero. Escolhe um design, edita a capa grátis e publica hoje: fica em 29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição.