Convite digital corporativo: quanto custa em São Paulo

A reunião de orçamento é na quinta. O evento corporativo é em São Paulo, em novembro, e há 300 nomes numa folha de cálculo — metade em português, metade em inglês. Antes do menu, alguém pergunta quanto custa um convite digital para evento corporativo em São Paulo. É a primeira pergunta e costuma ser a última a ter resposta. Pode criar o convite hoje mesmo, a partir do catálogo, e mandar o link antes de a reunião acabar.

O número que interessa é pequeno e cabe numa linha: 29,99 EUR por convite, pagamento único, sem subscrição. O que estoura o orçamento não é o preço do convite. É tudo o que se faz à volta dele quando a hora muda.

Convite digital para evento corporativo: quanto custa em São Paulo

Em São Paulo a conta começa antes de haver qualquer impressão. Trezentos nomes em dois idiomas são duas tiragens diferentes: a lista não se traduz sozinha e alguém tem de rever cada rótulo à mão antes de mandar para a gráfica. Se o cocktail passa das 19h00 para as 20h30, o papel já está pago. E entregar em escritórios na Avenida Paulista, num hotel no Itaim e a convidados que chegam de fora soma um custo por entrega que quase nunca aparece na primeira reunião.

• Duas tiragens em vez de uma: versão em português para a equipa local, versão em inglês para quem chega de fora.
• Reimpressão quando a hora muda — o papel de 300 convites já está pago antes de saber se o cocktail é às 19h00 ou às 20h30.
• Entregas separadas: Paulista, Itaim, hotel, aeroporto. Cada morada é uma entrega e nenhuma dessas linhas aparece no primeiro orçamento.
• Revisão à mão de cada nome, em cada idioma, antes de a lista seguir para a gráfica.

Dois idiomas são duas contas, não um desconto

O site está em 7 idiomas e o conteúdo do convite configura-se por idioma: dá para montar a versão em português para a equipa local e a inglesa para os convidados que chegam de fora.

Se precisar das duas versões completas, a conta diz-se em voz alta: dois convites, 29,99 EUR cada um, pagamento único e sem subscrição. É esse o número que vai para a linha do orçamento — não um intervalo difuso que cresce quando o fornecedor acrescenta idiomas, cenas ou alterações de última hora.

O convite digital é uma página do próprio evento: abre-se no navegador do telemóvel, sem instalar nada, e o link continua a ser o mesmo depois de qualquer alteração.

O que se paga caro é a mudança de última hora

Mudar a hora, o local, o mapa, o código de vestimenta ou uma frase não obriga a reenviar nada: o convidado abre o mesmo link e vê a versão atualizada. Editar depois de enviar não muda o endereço, por isso não há que perseguir 300 pessoas com uma mensagem nova no grupo do evento. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista organizada, e as perguntas do formulário configuram-se à medida — a equipa consulta tudo num só sítio.

Convites digitais corporativos: alternativas ao papel na porta

No dia do evento ninguém discute se está na lista: as confirmações estão dentro do convite, ordenadas, e consultam-se no telemóvel à entrada do salão. Se às 18h00 for preciso mudar o ponto de encontro do cocktail, edita-se e o link mantém-se. Onde o digital não chega é no papel: não imprime nem envia. Se o protocolo pedir um cartão físico, o sensato é link para todos e poucas cópias impressas para quem as for guardar.

A conta que leva à reunião

Leve cinco perguntas escritas. As respostas é que decidem o número final.

• Quantas versões de idioma precisa mesmo e quem traduz cada uma.
• Preço por convite e se é pagamento único ou subscrição: aqui, 29,99 EUR por convite, pagamento único.
• Quantas vezes a hora ou o local podem mudar sem custo extra.
• Onde caem as confirmações: numa lista dentro do convite ou no WhatsApp de uma só pessoa.
• Se há papel para protocolo, quantas cópias vão ser guardadas de verdade.

Escolha um design da coleção, edite a capa em modo de teste sem pagar e veja como o link abre no telemóvel de alguém da equipa. Partilhe a versão publicada com duas pessoas de confiança, uma de cada idioma, antes de mandar aos 300. Se algo mudar depois, edita-se: o link continua o mesmo e o convite digital continua a dizer a verdade.