Convite digital para evento corporativo: quanto custa

Nove da manhã, no átrio de um hotel. Quem está na receção procura um nome numa folha impressa que já perdeu o contraste, encontra dois homónimos e pergunta a cada pessoa se vem para a sala A ou para a B. Atrás da mesa, oito pessoas esperam com o casaco no braço. O evento ainda não começou e a primeira impressão já ficou decidida.

Antes de pedir orçamento, vale a pena separar a pergunta. Não é quanto custa um convite digital para evento corporativo com rececionistas: é quanto custa a fila à porta. Um convite digital trata do dado — nome, cargo, sessão — numa página que abre no navegador, sem app para instalar. E pode ficar pronto hoje: escolhem um design no catálogo, testam a capa de graça e publicam com um botão.

A rececionista não arranja uma acreditação confusa

Na porta fazem-se três coisas ao mesmo tempo: encontrar o nome, confirmar o cargo e entregar a acreditação. Se a lista chega num PDF impresso a preto e branco, esses três gestos transformam-se numa fila de oito pessoas à frente de uma mesa dobrável. O custo real não é a hora de receção: é o convidado que chega às 9h00, espera doze minutos e não se encontra na lista.

• O nome escrito como a pessoa o diz na porta, não como saiu do sistema de recursos humanos.
• O cargo e a sessão na mesma linha da confirmação: é isso que decide que acreditação se entrega.
• As respostas dentro do próprio convite, numa lista ordenada, e não repartidas por email, WhatsApp e uma folha de cálculo que só uma pessoa domina.
• Um cartaz bonito não compensa isto. A imagem cuida-se no design; o check-in cuida-se no dado.

Quanto custa um convite digital para evento corporativo com rececionistas

O orçamento de um evento com receção à porta reparte-se, quase sempre, em cinco rubricas: design da peça, plataforma ou envio, impressão de acreditações e listas, horas de receção e reprografia de última hora. A quinta é a que ninguém escreve — reimprimir porque mudou a hora ou a sala.

Um convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição. Compara-se com a soma de papel, envios e reimpressões, não com um cartão solto. E, antes de pedir preços a uma agência, separem o que é imagem (design, fotografia, música) do que é logística (quem confirma, onde se lê o nome, em que idioma se atende à porta). As rececionistas resolvem a segunda parte; o design não.

As confirmações chegam dentro da mesma página, numa lista ordenada. As perguntas do formulário configuram-se ao detalhe que interessa à porta: cargo, empresa ou sessão de cada pessoa. Quem recebe abre o link no navegador que já tem, sem instalar nada — útil quando a lista é internacional. E o conteúdo pode ser configurado por idioma: a plataforma está em sete, do português ao alemão, com uma versão de texto para cada grupo de convidados.

Não se paga papel. Paga-se o nome certo, à primeira, à hora certa.

Convites digitais e a alteração de última hora

Faltam 48 horas, a sala muda de piso e a hora mexe vinte minutos. Com papel, isso é reimprimir acreditações, refazer listas e avisar num grupo onde metade já silenciou as notificações. Com um convite digital, editam no Joy Studio, no navegador, e o link mantém-se: quem abre já lê a versão nova.

Façam a conta com as cinco rubricas à frente e vejam onde está o dinheiro. Depois comecem pelo teste grátis: editam a capa sem pagar, escolhem até seis fotografias, escrevem a frase e publicam por 29,99 EUR. E se precisarem de umas acreditações em papel para a direção ou para a imprensa, juntem-nas ao link — o convite é digital, não imprime nem envia nada, e não controla aforo nem lê entradas.