Convite digital para evento corporativo: a conta clara

Faltam três semanas para o encontro anual e a lista já vai em 200 nomes. Há uma tiragem de cartões impressa com a sala errada, uma folha de confirmações com metade das células vazias e uma conversa de mensagens onde o horário foi corrigido duas vezes. Antes de repetir o processo, vale a pena fazer a comparação de convites digitais para evento corporativo com os números à frente. E dá para começar hoje: escolhes um design no catálogo, editas a capa e envias o link no mesmo dia.

A conta que vem a seguir não é teórica. São linhas que aparecem em qualquer evento com 200 pessoas: umas desaparecem quando o convite é digital, outras continuam a existir. Convém saber quais são quais antes de decidir.

As cinco linhas que somam ao convidar 200 pessoas

Vale a pena olhar para o que já pagaste na última vez. Nada disto é invenção de agência: é o que uma tiragem de 200 cartões arrasta atrás de si.

• Impressão: 200 cartões não se pedem um a um, pedem-se por tiragem. Soma a prova de cor, os envelopes e a reimpressão por um erro na hora.
• Envio: selos ou serviço de entregas, mais os endereços incompletos e o reenvio para quem mudou de escritório três semanas antes.
• Tempo: a folha de cálculo das confirmações que ninguém atualiza e as 200 mensagens que é preciso ler uma a uma.
• Alterações de última hora: muda a sala, muda o horário, e a tiragem já está na gráfica.

Convite digital para evento corporativo: preço real frente a quatro modelos

A pergunta "quanto custa" aparece sempre na primeira reunião. Quando procuras plataformas, encontras quatro formas de cobrar. Valem todas, mas não custam o mesmo quando o evento tem 200 pessoas e uma data que se mexe.

Pagar por evento é o mais parecido com o que fazemos: pagas uma vez, sem mensalidade a correr se o encontro for adiado um trimestre. A subscrição mensal cobra mesmo nos meses em que ninguém abre a plataforma. O pagamento por convidado ou por envio faz a conta crescer exatamente quando a lista cresce, e a lista de 200 nunca é a definitiva. Um convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR, uma vez, independentemente do número de confirmações.

Uma subscrição cobra todos os meses. Um convite digital de 29,99 EUR cobra uma vez e continua editável no mesmo link.

A mudança de hora, a sala nova e o mapa: por que o digital aguenta

Isto é a diferença prática entre convites digitais e um PDF anexado. Mudar a hora, o lugar, o mapa, o código de vestuário ou a frase de abertura não obriga a reenviar nada: o link é o mesmo e quem o abrir vê a versão atualizada. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, em vez de andarem espalhadas por e-mails e mensagens soltas. E o convidado não instala nada: abre o link no navegador ou aponta a câmara ao QR que colocares na receção.

O que o convite digital não faz, dito sem rodeios

Não imprime nem envia papel. Se o comité de direção quiser uma cópia para o arquivo, a solução sensata é o link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as for guardar. Também não manda recordatórios automáticos a quem não respondeu: a lista tem de ser revista e as pessoas contactadas à mão. E não recolhe menus, alergias ou intolerâncias — isso pergunta-se por outro canal e convém estar decidido antes de publicar. Os convidados precisam de um telefone, tablet ou computador com ligação.

Faz a conta com o teu evento à frente: quantas linhas desaparecem e quantas ficam. Se o número te fizer sentido, a decisão está tomada. Num convite digital da Send The Joy tens a página, o RSVP e as alterações resolvidos no mesmo link por 29,99 EUR, e podes editar a capa em modo de prova antes de pagar.