Convite digital para evento corporativo: o preço real

Faltam três semanas para o jantar anual da empresa e ainda não sabes quantas cadeiras pedir ao espaço. Tens meia folha de cálculo preenchida, um grupo de WhatsApp onde as respostas se perdem e a gráfica à espera de fechar uma tiragem de 200 convites. Quando te pedem o preço de um convite para evento corporativo, a resposta costuma demorar dias: falta o orçamento do designer, da impressão e do envio. Com um convite digital escolhes o design no catálogo, personalizas e envias o link hoje mesmo, sem esperar por impressão nenhuma.

Antes de decidires, compara o que estás realmente a pagar. Do lado do papel há três fornecedores e três faturas. Do lado digital há um preço único, e vale a pena ver o que fica dentro dele e o que fica de fora.

O preço de um convite corporativo não começa no envelope

Quando pedes um orçamento à gráfica, estás a ver só uma parte da conta. O design, a impressão e a distribuição são serviços separados, muitas vezes de fornecedores diferentes. Pede os três em separado, com valores concretos, antes de comparar com qualquer preço fechado. E soma o tempo: andar atrás de confirmações durante duas semanas ocupa alguém da tua equipa, mesmo que isso não apareça em fatura nenhuma. Um nome mal escrito num envelope não se corrige — reimprime-se. Numa tiragem de 200, esse erro paga-se inteiro.

• Design, impressão e envio: três preços separados, nunca um "tudo incluído" que esconde um deles.
• Quantas pessoas têm de confirmar e em quantas línguas vais falar com elas.
• Se vais mudar a hora ou o lugar depois de teres enviado o convite.
• O que queres saber no RSVP: só quem vem, ou também com quem vem.

Convite digital para evento corporativo: o que entra nos 29,99 EUR

Um convite digital é uma página web do teu evento, não um PDF nem uma imagem. Abre-se em qualquer navegador, no telemóvel ou no computador, e o convidado confirma sem instalar nenhuma aplicação. Pagas 29,99 EUR uma vez, por convite, sem subscrição.

Dentro do editor tens os textos organizados por campo — rótulo, nomes, data, frase e lugar —, um contador de caracteres para não esticares nada e até 6 fotos tuas, que se encaixam sozinhas no molde. Podes escolher qual é a foto de capa, substituir qualquer imagem mais tarde e acrescentar música. As perguntas do formulário de confirmação também se configuram. A página e o conteúdo existem em sete idiomas — espanhol, inglês, catalão, francês, italiano, português e alemão —, o que ajuda quando a equipa ou os fornecedores não partilham língua.

A pergunta que decide não é quanto custa o convite. É quantas confirmações tens na véspera.

O logotipo não confirma: a lista ordenada sim

As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada. Deixas de reconstruir a lista a partir de 40 mensagens soltas. E as perguntas do formulário ficam à tua medida: se só precisas de saber quem vem e com quem, não perguntas mais nada. O logotipo da empresa não faz uma página funcionar. O que a faz é, no dia 12, já saberes quantas cadeiras vão ser precisas.

Mudar a hora na véspera não obriga a reimprimir

Hora, lugar, mapa, dress code ou uma frase: tudo se edita depois de o convite estar enviado, e o link continua a ser o mesmo. Ninguém recebe um segundo e-mail nem um segundo envelope — quem voltar a abrir o link vê a versão atualizada. Se o espaço mudar a sala das 20h00 para as 19h30, corriges no editor e está resolvido.

Há coisas que isto não faz, e é melhor sabê-las agora. Não imprime nem envia papel: se alguém da direção quiser uma cópia física para guardar, o sensato é combinar — link para todos e umas quantas cópias impressas. Cada convidado precisa de um telemóvel, tablet ou computador com ligação. E se o evento exige controlo de aforo, mesas atribuídas ou leitura de entradas, isto não cobre: é um convite, não um sistema de acessos.

Compara o preço com a pergunta que interessa de verdade: quantas confirmações vais ter no dia antes do evento. Com um convite digital a 29,99 EUR, pagamento único, a resposta chega dentro da própria página e podes continuar a editá-la sem reenviar nada.