Convite digital para evento corporativo: números e papel

São nove e meia da manhã e há uma pilha de cartões na mesa de acreditação com o nome de um orador que cancelou ontem. O programa de sala também tem esse nome. Alguém está ao telefone com a gráfica a perguntar se dá para reimprimir até amanhã. Um convite digital para evento corporativo trata isto de outra maneira: muda-se o nome no editor, o mesmo link passa a mostrar a versão corrigida e ninguém reenvia envelopes. Dá para criar e enviar o teu hoje mesmo a partir do catálogo, sem instalar nada.

Em baixo comparamos convite digital e papel naquilo que muda mesmo num evento com oradores, acreditação e confirmações por arrumar: uma baixa de última hora, uma hora que se mexe, 200 respostas para organizar.

O papel fica velho à primeira baixa

Um cartão impresso é uma fotografia do evento no dia em que foi para a gráfica. Depois disso, cada alteração custa uma tiragem. Num evento com convidados em quatro idiomas, então, cada tradução é uma tiragem diferente.

• Um orador cancela na terça e o nome dele já está impresso no cartão e no cartaz da sala: no convite digital, o mesmo link mostra a versão corrigida e ninguém tem de reenviar nada.
• Se o jantar de networking passa das 20h30 para as 21h00, o papel obriga a reimprimir e redistribuir; na versão digital editas a cena e quem abre o link vê a hora nova.
• Com convidados em quatro idiomas, cada tradução impressa é uma tiragem distinta; o conteúdo configura-se por idioma dentro da mesma página.
• Trocar a sala de uma palestra implica avisar pessoa a pessoa por mensagem e esperar que todas leiam; no link, a informação nova está lá para todos ao mesmo tempo.

Convites digitais para evento corporativo: a operação em três gestos

Partilha-se com um link, um QR no ecrã da sala ou uma mensagem direta. O convidado não instala nada: abre o navegador do telemóvel e responde dali.

As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, em vez de 60 respostas soltas na conversa da equipa. As perguntas do formulário configuram-se uma a uma, por isso a equipa recebe exatamente o que precisa de saber antes da acreditação.

O evento muda e o link atualiza-se. O papel fica na versão de ontem.

Quanto custa um convite digital para evento corporativo: 29,99 EUR uma vez

É um pagamento único, sem subscrição. O orçamento não cresce porque o evento mudou de data ou de sede.

Em papel, cada alteração abre uma tiragem nova: outra vez gráfica, outra vez envio, outra vez confirmar moradas. E há um custo que não aparece na fatura: alguém da equipa a correr atrás de confirmações por mensagem na semana antes do evento.

Alternativas ao papel: onde ainda ganha e como combinar

Para o diretor que vai guardar o convite na estante do escritório, uma cópia impressa de cortesia continua a fazer sentido: link para todos e umas poucas cópias para quem as vai guardar.

O programa de mão ou a planta da sala que se distribui à porta não são substituídos por uma página web: isto é digital e não imprime nem envia papel. O que não se sustenta é imprimir 300 cartões para 40 ficarem numa gaveta.

Testar antes de decidir: capa grátis, cenas ao comprar

Escolhe-se um design da coleção e experimenta-se de graça editando só a capa; ao comprar desbloqueiam-se todas as cenas. No editor do navegador carregam-se até 6 fotos próprias — a sala, a equipa, o logótipo —, marca-se qual é a da capa e troca-se qualquer foto depois. Publica-se com um botão, as respostas chegam e o link continua o mesmo.

• Data, hora, sede e código de vestimenta: vê se o formato aguenta os quatro sem reimprimir.
• Em quantos idiomas a informação tem de ser escrita: a web está em 7 idiomas e o conteúdo também se configura por idioma.
• Quem lê as confirmações e onde: numa lista dentro do convite ou espalhadas por e-mails e mensagens.
• Quantas cópias impressas vão ser guardadas de verdade: cinco, não trezentas.
• Orçamento: 29,99 EUR de pagamento único contra cada reimpressão e cada reenvio.

Se o evento mudar uma vez que seja — data, orador, sala —, o convite já absorveu a alteração: mesmo link, mesmos convidados, nenhuma reimpressão. Vê os designs da coleção e publica o teu por 29,99 EUR, sem subscrição.