Convite digital para evento corporativo em Manchester

Faltam quatro dias para o jantar de clientes — um evento corporativo em Manchester — e o número de lugares continua a viver num grupo de WhatsApp. Alguém escreve 'vou com a minha sócia', outro responde que talvez consiga, e quem trata do catering ainda não sabe se são 38 ou 44 pessoas. Um convite digital resolve isto de outra maneira: é uma página web só para o evento, e pode criar e enviar o seu hoje mesmo a partir do catálogo.

O problema não é o WhatsApp. É pedir-lhe uma coisa que ele nunca fez bem: contar pessoas. Para contar, serve uma lista — e uma página onde todos confirmam no mesmo link.

Convite digital para evento corporativo em Manchester: a conta começa nos nomes

Antes de escolher o design, escreva a lista. Num evento corporativo, o que desmancha o número que depois segue para a cozinha não é a falta de respostas: é o acompanhante anónimo. Quem vem com alguém traz esse alguém pelo nome, e esse nome ocupa uma cadeira.

• Cada convidado com nome completo na sua folha de controlo: o '+1' genérico é o que desmancha o número que depois passa ao catering.
• Separe os dois públicos que não respondem ao mesmo ritmo: clientes e imprensa confirmam tarde, a equipa interna confirma no dia em que recebe o link.
• Um só link para todos, mas o rótulo da portada não diz o mesmo se for 'Jantar de clientes' ou 'Encontro anual da equipa'.
• Escreva quem trata das confirmações: duas pessoas a responder ao mesmo grupo é meio caminho para um nome entrar duas vezes na lista.

Convites digitais para eventos corporativos: o que resolvem e o que não

Resolvem as confirmações. Chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, e ninguém tem de perseguir respostas nem recontar emails. Ninguém instala nada: o convidado abre o link no navegador do telemóvel, do tablet ou do computador e confirma ali.

O que não faz, dito desde o início: não recolhe alergias nem intolerâncias, não atribui mesas e não envia lembretes automáticos a quem não respondeu. Se na véspera faltarem respostas, é uma mensagem sua, manual, para quem ainda não disse nada.

Alergias e menus: este canal vai à parte

O formulário confirma quem vem, não o que come. Deixe na frase do convite o email de quem trata do catering, para cada convidado escrever aí a sua restrição alimentar, com a data-limite que a cozinha precisa — duas semanas antes do jantar funciona melhor do que no próprio dia da montagem. E o número que segue para o catering sai da lista de confirmações, não de três conversas com versões diferentes do mesmo menu.

Como não parecer um email em massa

Uma página com cenas encadeadas — portada, o ato, o jantar — lê-se como um convite, não como um correio com a sua marca em cima. Pode usar até 6 fotos suas: a fachada do espaço, a equipa, a mesa do ano passado. Marque qual delas vai na portada e substitua as outras quando quiser, sem tocar no link. E nada de 'não responda a este email': abre-se o link, confirma-se ali, e não é preciso instalar nenhuma app.

Um grupo de WhatsApp serve para combinar. Para contar pessoas, precisa de uma lista.

Quanto custa um convite digital para um evento corporativo

Um convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR, pagamento único e sem subscrição: não há licença por convidado nem mensalidade a arrastar no orçamento. Como é 100% digital, também não há gráfica, papel nem envio a somar à linha de despesas — se algum convidado quiser o convite em papel para guardar, imprime-se uma cópia e fica tratado. Pode testar o design de graça, publicar quando o rótulo, a data e o lugar estiverem certos e editar depois de enviar, tudo no mesmo link. Se tem um evento corporativo em Manchester na agenda, comece pelo design: leva menos tempo do que recontar respostas.