Convite digital com lista de espera em evento corporativo

São nove da noite e o grupo do projeto volta à mesma pergunta: 'afinal, somos quantos?' Alguém já comprou o voo, duas pessoas confirmaram em conversas separadas e a lista está espalhada por três mensagens diferentes. Dá para resolver isto na raiz com um convite digital com lista de espera para evento corporativo: uma página do evento, um link e as confirmações a chegar em ordem. Pode criar o seu hoje mesmo a partir do catálogo e testá-lo de graça antes de pagar.

A lista de espera não serve para encher a sala de gente. Serve para decidir a lotação com calma, sem responder a mensagens às onze da noite.

Convite digital para evento corporativo: a lotação decide-se antes do design

A lotação não é o número de convites que gostaria de enviar. Se a sala leva 80 pessoas e cada convite costuma trazer acompanhante, o seu limite real são 40 links. Escreva a regra antes de publicar: 'as vagas são atribuídas por ordem de confirmação'. Essa frase resolve, no dia 12, a conversa difícil que ninguém quer ter.

• Lotação da sala, não o número de convites que gostaria de enviar.
• A regra numa frase: as vagas são atribuídas por ordem de confirmação.
• Data e hora de corte das confirmações, escritas dentro do convite.
• As perguntas do formulário de confirmação decididas antes: nome, presença e o que precisar de saber para encomendar a comida.

O que dizer a quem fica na lista de espera

Um recado direto funciona melhor do que o silêncio. 'Estamos completos, mas aviso assim que abrir uma vaga' — enviado no mesmo dia em que fecha o limite. Se colocar a data de corte dentro do convite (por exemplo, 'confirmações até sexta, dia 12'), ninguém descobre o limite depois de comprar o voo.

Se o evento se repete a cada trimestre, guarde esta lista à parte. Quem ficou de fora é a primeira pessoa a quem escreve na edição seguinte.

Uma lista de espera não é uma parede: é a ordem pela qual o evento se enche.

A lista de confirmações vive dentro do convite

O convite digital é uma página web do evento, não um PDF. As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, e ninguém tem de andar a perseguir respostas por WhatsApp. As perguntas do formulário configuram-se, por isso cada resposta chega com o dado que precisa para acertar a sala e a comida. Se alguém cancelar, envia o mesmo link a quem está a seguir na espera: não se cria um convite novo nem muda o QR que já circula na equipa.

O limite honesto: é digital, e isso nota-se

Não imprime nem envia papel. Se alguém precisa de uma cópia para arquivar, a opção sensata é combinar: link para todos e umas quantas cópias impressas para quem as vai guardar. Para abrir o convite é preciso um telefone, um tablet ou um computador com ligação — não há aplicação para instalar, mas há um link para abrir. E se a lista de espera passar a lotação, não a estique: marque uma segunda sessão ou a data seguinte e avise no mesmo link, já atualizado.

Antes de enviar o primeiro link, decida três coisas: a lotação, a regra de atribuição e a mensagem para quem fica em espera. São dez minutos que poupam uma semana de dúvidas. Pode editar a hora, o lugar ou o código de vestimenta depois de publicar e o link continua o mesmo, com a versão atualizada. O convite digital da Send The Joy dá-lhe a página, o formulário e a lista ordenada por 29,99 EUR.