Convite digital para evento corporativo no jardim botânico

É quinta-feira, 16h40, e o evento corporativo num jardim botânico é na terça seguinte. Falta decidir a hora do primeiro discurso, o que acontece se chover e onde fica o ponto de encontro. São três decisões pequenas que, sem um sítio onde ficar, acabam em quarenta mensagens num grupo. Com um convite digital isto monta-se hoje: escolhe-se um modelo do catálogo, escrevem-se os dados, publica-se e envia-se o link.

Um jardim botânico não é um salão com plantas. Tem horas de luz, caminhos com nomes próprios e uma entrada que metade das pessoas não conhece. Quando isso fica escrito antes, o dia corre. Quando fica no «depois vemos», há sempre alguém à espera junto ao lago errado.

Evento corporativo num jardim botânico: a luz decide a hora

Antes de fechar o catering, vale a pena ir ao jardim à hora a que o evento vai acontecer. A mesma esplanada às 13h e às 19h não se parece em nada: uma fica plana, com sombras curtas, a outra ganha dourado nos canteiros e nas fotografias de grupo. Se a fotografia de grupo importa, marca-se pela luz e encaixa-se o resto depois.

• Um ponto de encontro único, com o nome exato da entrada e a hora, escrito da mesma forma no convite e nos cartazes: a porta principal, não «perto do lago», porque metade do grupo não sabe qual é o lago.
• Vinte minutos de margem antes do primeiro discurso. Num jardim as pessoas caminham devagar, param para ler as placas e chegam em gotas.
• Duas ou três fotografias do espaço tiradas com o smartphone à hora do evento: portaria, caminho e zona do cocktail. São essas imagens que vão para o convite e evitam chamadas no dia.
• A hora em formato de 24 horas e o nome do local tal como aparece na entrada, para quem chega de táxi ou de metro não ter de perguntar a ninguém.

O plano de chuva assina-se antes do bolo

Num jardim, o plano B não se improvisa. Ouve-se muitas vezes «se chover, vamos para dentro», mas o «dentro» não está reservado, não tem cadeiras suficientes ou fica a dez minutos a pé da zona ajardinada. Nessa tarde há sempre alguém de pé com o prato na mão.

Resolve-se na primeira reunião: duas localizações decididas — a zona ajardinada e uma sala coberta a menos de cinco minutos a pé —, quem avisa e por onde, e o material frágil em caixas que uma pessoa só levanta em cinco minutos. Mudar de plano passa a custar um aviso, não uma manhã ao telefone.

Como é por dentro um convite digital de empresa

É uma página própria do evento, com cenas encadeadas: capa, localização com mapa, plano de chuva, mapa de espécies e confirmação de presença. Aceita até 6 fotografias tuas — a fachada, a estufa, o grupo do ano passado —, que se encaixam sozinhas na moldura e podem ser trocadas mais tarde. Dá para experimentar de graça, editando a capa em modo de teste, e publicar com um botão quando estiver tudo no sítio. Custa 29,99 EUR, uma vez, sem subscrição.

Num jardim, o que salva o dia não é ter um plano B: é tê-lo escrito antes e um link que o mostre a todos.

O convite digital resolve a mudança de última hora

Se o evento passar do jardim para a sala coberta, muda-se o lugar no editor e nada mais. As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, e não numa conversa com quarenta pessoas. Não há aplicação para instalar: abre-se o link no smartphone e confirma-se de lá. O texto também se configura por idioma — português, espanhol, inglês, francês, italiano, catalão e alemão —, o que ajuda quando a direção é internacional.

Quem tem um evento corporativo no Jardim Botânico de Madrid para fechar nos próximos dias ganha em começar pelo convite e não pelo menu. O mapa de espécies, o plano de chuva e as confirmações ficam num único link, que se atualiza sem reenviar nada. E se a sala coberta entrar em cena, não há nada para reimprimir.