Convite digital para evento corporativo híbrido

São nove da manhã de segunda-feira e o evento é na quinta. Metade da equipa vai estar na sala do terceiro andar; a outra metade entra por videochamada, de três cidades diferentes. Alguém pergunta a que horas aquilo começa e ninguém sabe se a resposta é a abertura de portas ou o início da transmissão. Um convite digital para evento corporativo híbrido resolve isto: você escolhe um design no catálogo, escreve o programa no editor e envia o link hoje mesmo.

Não é um PDF cinzento anexado a um email de convocatória. É uma página web do próprio evento: partilha-se com um link, um QR ou uma mensagem e continua viva até ao dia. Quem recebe abre no navegador do telefone, do tablet ou do computador e responde dali. Ninguém tem de instalar nenhuma aplicação.

Um convite digital para quem vai à sede e para quem assiste de longe

O mesmo link serve as duas versões do dia. Quem estará na sala lê a hora de abertura de portas e o endereço; quem acompanha de longe lê a hora exata da transmissão e o link por onde entra. No dia, o convidado presente mostra o QR à entrada do edifício; quem assiste de casa abre o mesmo convite vinte minutos antes e já sabe com o que conta. As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, onde se vê quem vai à sede e quem entra online.

• Hora e endereço da sede, separados da hora e do link da transmissão.
• Link de acesso e senha da sala, na última cena do convite.
• Perguntas de confirmação: nome, empresa e se a pessoa vai à sede ou assiste online.
• Um contacto para dúvidas técnicas antes do dia do evento.

Como criar convites digitais para eventos corporativos híbridos

Se a sessão de abertura atrasa meia hora, você edita no Joy Studio e o link que já está no email interno e no grupo de coordenação mostra o horário novo. Sem segunda mensagem a corrigir a primeira, e sem ninguém a confirmar de que versão está a falar.

Mudar de sala, corrigir o mapa ou trocar o código de vestuário não obriga a reenviar nada: os convidados veem a versão atualizada quando abrem o convite. E se um orador falha em cima da hora, não há cartões para reimprimir nem envelopes para mandar para escritórios de outras cidades.

Um evento sério não tem de parecer um PDF cinzento

O convite é feito de cenas encadeadas, cada uma com textos e fotos próprios: a capa com o nome do evento, a cena do programa e uma última com o link de ligação. Você pode adicionar até seis fotos suas — a sede, a equipa, a sala de onde se transmite — e marcar qual vai na capa; encaixam-se sozinhas no enquadramento. Os textos têm contador de caracteres para o nome do patrocinador não rebentar com o desenho, e o conteúdo pode ser configurado em sete idiomas, um por cada escritório.

Num evento híbrido a dúvida é sempre a mesma: a que horas começa a minha parte. O programa muda, o link não.

Quanto custa um convite digital para um evento corporativo

Antes de mandar o próximo email de convocatória, monte o convite e veja como é simples mudar uma hora sem reenviar nada. Custa 29,99 EUR por convite, com pagamento único e sem subscrição. Comece no modo de teste, sem pagar, e publique quando o programa estiver fechado: o horário, o link da transmissão e as confirmações ficam no mesmo sítio, e as respostas deixam de viver espalhadas por três conversas.