Convite digital para evento corporativo: guia prático

Faltam três semanas para o kick-off. O convite digital devia estar nas mãos de 80 pessoas, mas o que saiu foi um PDF de duas páginas anexado a um email. Desde então, a lista de presenças vive em três sítios: dois «confirmo» num chat de equipa, quatro respostas no fio do projeto e uma chamada telefónica. Quando chega a hora de pedir cadeiras ao espaço, ninguém sabe o número ao certo.

Dá para criar e enviar isto hoje, sem designer e sem gráfica. Escolhe-se um design no catálogo, escrevem-se os dados no editor do navegador, carrega-se em publicar e as confirmações chegam dentro da própria página. O link fica igual para todos, mesmo depois de o evento mudar de sala.

O evento cai no convite, não no catering

O menu decide-se na semana anterior. O convite sai um mês antes e é ele que apanha tudo o que muda pelo caminho: a sala que troca de nome, a hora que o fornecedor corrige, o código de vestimenta que o comité altera na véspera. Num email com anexo, cada correção é um envio novo e mais uma dúvida.

• Um PDF anexado morre entre a assinatura do email e o fio do projeto.
• Reencaminhado para 80 pessoas, não diz quem vem: só produz «ok» espalhados por três conversas.
• A hora e a morada ficam fechadas no primeiro envio; se a sala muda, a versão que está nas mãos das pessoas já não serve.
• Sem formulário de confirmação, as perguntas fazem-se depois, uma a uma, por mensagem.

Como criar convites digitais para evento corporativo sem designer

A ordem que evita refazer trabalho é sempre a mesma: design, textos, fotos. Filtra a coleção por estilo, abre a pré-visualização e decide a capa. Se o design não funcionar, muda-se no mesmo editor, sem recomeçar do zero.

Depois escreve-se. Cada dado tem o seu campo — rótulo, data, hora, lugar, frase — com contador de caracteres ao lado, para o cargo do diretor não sair cortado na pré-visualização do telemóvel. Até 6 fotos próprias: a fachada do escritório, a sala do ano passado, o produto que vão apresentar. Encaixam-se sozinhas no molde e marcas qual vai na capa. Trocas uma foto depois de publicar? Trocas no editor e o link não muda.

O que está incluído num convite digital para evento corporativo

Custa 29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição. No modo de teste edita-se a capa sem pagar; ao comprar desbloqueiam-se todas as cenas. É uma página web do evento, não um PDF: abre-se num link, num QR ou numa mensagem, e ninguém instala uma app. Tem música e perguntas de confirmação configuráveis, e os textos podem ser escritos no idioma que fizer sentido para o público. Se o comité quiser papel, combina-se sem drama: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as for guardar.

Se a hora muda, o link é o mesmo. É essa a diferença entre um convite digital e um PDF anexado.

O RSVP que não se persegue por WhatsApp

As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada: abre-se o link e vê-se quem vem, sem reconstruir respostas de quatro conversas. Configura as perguntas do formulário antes de publicar — o que não for perguntado ali acaba a ser perguntado à mão, um a um. Se mudar a hora, o lugar ou o código de vestimenta, não é preciso reenviar nada: todos leem a versão atualizada no mesmo endereço. Começa pela capa no modo de teste e publica quando os dados estiverem fechados.