Convite digital para evento corporativo com food trucks

Segunda-feira, 9h30. Alguém cria um grupo com o nome do evento, escreve «sexta, 20h, no pátio» e cola uma imagem do cartaz. Na quarta, metade do pessoal ainda não sabe se o pátio é o da sede antiga ou o do armazém, e a outra metade nunca abriu a imagem. É este o cenário que um convite digital para evento corporativo com food trucks resolve: monta-se no catálogo, personaliza-se e envia-se hoje mesmo, com data, hora e lugar em campos separados.

Com food trucks há um detalhe que nenhum cartaz resolve: a comida é carregada e servida por pessoa. Um erro no lugar ou no número de confirmações não se corrige com uma mensagem a seguir — vê-se na fila do camião.

Erro 1: a hora no chat e o lugar noutra mensagem

O grupo abre na segunda, alguém lê «sexta, 20h» sem lugar e sem saber se é preciso levar os miúdos. Ninguém volta a olhar até à véspera, e a essa altura a tarde já está organizada de outra maneira.

• Data, hora e lugar em campos próprios, para ninguém ter de reconstruir o evento a fazer scroll no grupo.
• O lugar pode levar mapa, e se mudar atualiza-se sem reenviar nada: o convidado abre sempre a versão de hoje.
• Não há nada para instalar: o link abre no navegador do telefone, do tablet ou do computador.
• Quando perguntam «a que horas era?», respondes com o mesmo link em vez de reescrever a mensagem pela terceira vez.

Erro 2: o PDF enterrado no grupo da empresa

O anexo fica debaixo de um «bom fim de semana» de um colega e no meio de um assunto de trabalho que não te diz respeito.

• Não há ficheiro para descarregar: quem recebe abre o link e confirma ali mesmo.
• As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, e as perguntas do formulário configuram-se antes de publicar.
• Deixas de perseguir respostas por mensagem às onze da noite da véspera.

Erro 3: o «acho que vou» que deixa os camiões às escuras

Um camião carrega por comensal. Trinta «acho que vou» são trinta doses no ar ou trinta pagas a mais. Com as confirmações numa lista ordenada, quem serve sabe com quantas pessoas contar.

Erro 4: mudar de sítio e reimprimir oitenta cartazes

O fornecedor muda de lugar por causa da chuva e ficas com oitenta cartazes com a morada antiga e dois grupos com versões diferentes do evento. Num convite digital editas depois de enviar e o link continua a ser o mesmo: hora, lugar, mapa, código de vestimenta ou uma frase mudam sem reenviar nada, e não há nada para reimprimir ou voltar a enviar.

Porque é que um convite digital encaixa num evento corporativo com food trucks

Partilha-se com um link, um QR ou uma mensagem e não exige app. Qualquer pessoa da empresa entra a partir do telefone, mesmo que não tenha o teu contacto: podes deixar o link no grupo, no email ou num papel A4 à entrada.

As cenas vão encadeadas e personalizam-se com os teus textos e até 6 fotos, com a capa marcada à parte. Podes acrescentar música e configurar o conteúdo por idioma — a página existe em 7 idiomas. Custa 29,99 EUR por convite, num pagamento único e sem subscrição.

Um cartaz diz uma coisa e fica dito. Um link diz o mesmo, atualiza-se quando algo muda e devolve-te a lista de quem vai.

Veja isto antes de publicar o link

• Data, hora e lugar em campos separados, nunca dentro de um parágrafo de boas-vindas.
• Capa escolhida para funcionar em miniatura: o camião com a persiana aberta, a mesa posta, a luz do fim da tarde.
• Perguntas do RSVP escritas antes de publicar, com o mesmo texto que usarias no grupo.
• Abre o link no teu próprio telefone como se fosses convidado antes de o enviar à empresa.
• Guarda o link num sítio fixo, para que ninguém tenha de o procurar no chat.

Antes de fechar o contrato com os food trucks, fecha a forma como vais convidar. Escolhe um design no catálogo, ajusta os textos, marca a capa e publica o link hoje. Depois edita o que for preciso sem mandar nada outra vez e acompanha as confirmações na lista.