Convite digital para evento corporativo com check-in por QR

São 8h45 num congresso e a fila na receção não tem nada a ver com o número de pessoas. Tem a ver com uma lista impressa que passa de mão em mão enquanto alguém procura o próprio apelido com o dedo. Atrás dessa pessoa, outras dez esperam com o café na mão e o crachá por preencher. É o oposto de um convite digital, que cada um abre no seu telefone.

Um convite digital para evento corporativo com check-in por QR resolve boa parte disto antes de alguém chegar à porta: o convidado abre uma página, vê a hora, a sala e o que vestir, e confirma a presença ali mesmo. Podes criar o teu hoje no catálogo, publicar com um botão e enviar o link. Sem app, sem criar conta e sem papel.

Convite digital para evento corporativo com check-in por QR: o que muda à porta

O QR não faz magia: é um código que abre a página do teu evento. A diferença está no que o convidado já leu quando chega à mesa de credenciação. Deixa de perguntar a hora, o local ou se o fato é obrigatório, porque essas respostas estavam no sítio onde confirmou a presença.

• O convidado chega com a hora de início, a sala e o que vestir já vistos na página, sem perguntar a ninguém.
• Quem ainda não respondeu faz isso na mesma página, e a resposta cai na lista que a receção imprime na manhã do evento.
• Se dois dias antes mudares a hora ou o mapa, o link e o QR continuam iguais e todos veem a versão nova.
• Na mesa, quem recebe pode cumprimentar as pessoas em vez de procurar nomes num folheto que se desfaz nas mãos.

Como criar o convite digital em três passos

Primeiro escolhes um design da coleção, filtrando por estilo. Editas a portada no modo de teste sem pagar nada e só compras quando o resultado te convencer: 29,99 EUR uma vez, sem subscrição. É o preço de uma coisa só, não uma mensalidade.

Depois personalizas no Joy Studio, no navegador. Cada dado tem o seu campo — rótulo, data, hora, frase e lugar — com contador de caracteres e pré-visualização a atualizar enquanto escreves. Podes acrescentar até 6 fotos tuas, marcar qual é a da portada e trocar qualquer uma mais tarde. Publicas com um botão e envias o link ou o QR: o mesmo código que mostras na entrada é o que vai no email interno.

O check-in começa quando o convidado abre o link, não quando chega à porta.

O check-in real está na lista de confirmações

A página abre em qualquer navegador, em telefone, tablet ou computador, e não é um PDF: são cenas encadeadas que se leem de cima para baixo, com música e as tuas fotos. As confirmações chegam dentro da mesma página, numa lista ordenada, e podes configurar as perguntas do formulário conforme o que precisas de saber nesse dia. A lista é o que a receção leva para a mesa. Deixas de correr atrás de respostas por mensagem na véspera.

Os limites, ditos sem rodeios

É digital: não imprime nem envia papel. Se o comité quiser exemplares para arquivo, o bom senso é dar o link a todos e mandar imprimir meia dúzia de cópias para quem as for guardar. Os convidados precisam de um telefone, tablet ou computador com ligação, e não há lembretes automáticos para quem não respondeu — a lista revê-se à mão. E o QR abre o convite, não é um leitor de bilhetes: não há controlo de lotação nem leitura de acessos. Um evento que precise disso tem de juntar outra ferramenta.

Se queres que a porta do próximo evento da empresa funcione sem filas nem listas improvisadas, publica hoje o teu convite digital por 29,99 EUR, com pagamento único, e partilha-o com um link ou um QR. A lista de confirmações trata do resto.