Convite digital para evento corporativo com catering

São dez da noite de terça e o catering escreve: «preciso do número exato amanhã». Vocês têm 46 «sim», 12 «talvez» e três conversas de WhatsApp em que se fala de tudo menos de quem vai. O menu está num anexo de novembro, a sala mudou de nome em janeiro e já ninguém sabe ao certo se o jantar é às oito ou às oito e meia.

Um convite digital resolve isto de outra maneira: uma página web com o menu, a hora de serviço e as confirmações no mesmo sítio. Dá para criar e enviar hoje a partir do catálogo, sem instalar nada e sem passar por gráfica.

O convite digital que o catering precisa de ler

Quem serve à mesa não quer uma imagem bonita. Quer o número certo e a hora certa, e quer que o convidado leia exatamente o mesmo que ele. Um convite digital é uma página com um campo por dado — e isso resolve as três coisas que costumam correr mal.

• Uma cena com o menu completo, não só a data: entradas às 19h30, jantar às 20h15. Se o chefe muda a sobremesa na quinta, editam e o link continua o mesmo.
• O número que segue para o catering sai da lista de confirmações, já dentro da própria invitação e por ordem, em vez de contarem «sim» e «talvez» em três conversas diferentes.
• Um campo de lugar com mapa, para fornecedor e convidados lerem a mesma morada. Se o salão mudar, não têm de reenviar nada a ninguém.
• Até 6 fotografias vossas e música, escolhidas por estilo no filtro do catálogo. As imagens encaixam-se sozinhas no molde e podem trocar-se depois.

A acreditação desenha-se no formulário, não à porta

As perguntas do formulário de confirmação são configuráveis. Nome, empresa e cargo são exatamente o que se olha na mesa de acreditação — e chegam já na ordem em que vão ser lidos.

À mesa consultam essa lista a partir de um telemóvel ou de um tablet. Sem pasta impressa e sem nomes sublinhados à mão. E uma cena de acesso com a morada e o mapa evita a mensagem de última hora a perguntar em que sala é.

Não é para ficar bonito no telemóvel: é para o catering receber o número certo e a mesa de acreditação andar depressa.

Modelos de convites digitais para evento corporativo com catering: como escolher em cinco minutos

Filtrem por estilo e testem à vontade: em modo de teste editam a capa sem pagar, e ao comprar desbloqueiam-se todas as cenas da invitação. Antes de decidir, contem os campos de que precisam mesmo — rótulo, nomes, data, frase e lugar — e vejam a pré-visualização a atualizar-se enquanto escrevem.

O que o modelo não faz e têm de resolver à parte

O formulário não recolhe alergias, intolerâncias nem menus alternativos: isso pergunta-se pelo canal que o catering usar, e a invitação limita-se a publicar o menu como texto. Também não lê entradas nem controla aforo — a acreditação é uma lista de confirmações que alguém consulta à mesa. E é digital: se a comissão quiser cópias em papel para arquivo, imprimam poucas e mandem o link a todos os outros.

Testem o desenho sem pagar, editem a capa e publiquem quando o catering confirmar o número. Depois é só mandar o link: o menu e a hora mudam no mesmo sítio, sem reenviar nada.