Convite digital para evento corporativo: alergias e catering

São dez da noite e o catering acabou de pedir o número final e a lista de restrições alimentares até dia 10. No grupo de WhatsApp do evento corporativo, alguém perguntou «alguém tem alergias?» — e essa mensagem já está soterrada debaixo de quarenta fotografias do espaço. Faltam oitenta confirmações. Um convite digital não recolhe alergias nem se transforma num menu, mas tira as confirmações do meio da conversa: você escolhe um design no catálogo, personaliza os textos e envia o link hoje mesmo.

De um lado está o que depende de você: um link único, uma lista ordenada de quem vem e quantos são, e um canal separado para as restrições. Do outro está o que depende de outra pessoa — a cozinha, que precisa de números antes de comprar e de imprimir. O erro mais comum é juntar as duas coisas no mesmo formulário.

O catering imprime o menu antes de o RSVP fechar

O catering pede números para comprar, produzir e escalar a equipa, e costuma pedi-los com uma semana de antecedência. Se as confirmações estiverem espalhadas por três conversas e um email, nessa data você tem uma estimativa, não um número. E uma estimativa que falha por trinta pessoas nota-se na conta final.

• Imprimir 300 menus com opção A ou B e descobrir 23 alergias na véspera custa mais do que ter reenviado um link.
• Mudou a hora, o local ou o mapa? No convite digital o link é o mesmo e os convidados veem a versão atualizada, sem reimprimir nem reenviar envelopes.
• As confirmações ficam numa lista ordenada dentro da própria página, em vez de espalhadas por conversas diferentes.
• Cada convidado responde no navegador, sem instalar app, e você vê quem vem sem ter de pedir a ninguém que confirme outra vez.

Convite digital para evento corporativo: as alergias ficam fora do RSVP

É tentador acrescentar um campo «alergias» ao formulário de confirmação. Não faça isso. Dados de saúde são outra conversa, com outro consentimento, e o RSVP existe para responder a uma pergunta simples: vem ou não vem. Uma pergunta aberta a 300 pessoas dá 300 respostas diferentes que ninguém consegue normalizar a tempo de servir.

O convite digital faz a parte que lhe compete: centraliza quem vem e quantos são. Com esses nomes numa lista, é fácil pedir a ficha de restrições por um formulário próprio do catering, por um email dedicado ou por uma pessoa responsável que trate disso. O convite não substitui esse passo — só garante que ninguém o faz às cegas.

O convite digital organiza quem vem. As alergias precisam de outro formulário, de outra pessoa responsável e de outro prazo.

Como criar convites digitais para evento corporativo com alergias e catering

Comece por nomear uma pessoa responsável pelas restrições, com o catering e os recursos humanos em cópia — e que não seja a mesma que vai receber os convidados à porta. Depois escolha um design no catálogo, personalize os textos, até seis fotos e as perguntas do formulário de confirmação no editor do navegador, e publique. São 29,99 EUR, pagamento único. Se mais tarde mudar a hora, o local ou o dress code, edita e o link continua o mesmo.