Convite digital para 500 convidados: quanto custa

Faltam seis dias para o evento e a folha de cálculo tem 500 linhas. Falta o contacto de um fornecedor, dois convidados mudaram de departamento e o marketing pede a versão em inglês para a equipa de Madrid. A pergunta que ninguém faz em voz alta é esta: quanto custa um convite digital para um evento corporativo de 500 convidados?

Não é uma conta de multiplicar. Podem criar e enviar o vosso hoje mesmo a partir do catálogo: escolhem um design, escrevem os dados, publicam e partilham o link. O preço é 29,99 EUR por convite, pagamento único, e o número de convidados não mexe na fatura.

Quanto custa um convite digital para 500 pessoas

Com 500 nomes, o convite deixa de ser um detalhe. Há contactos para reunir, três versões do mesmo texto a circular e uma hora de acreditação que pode mudar na véspera. É aqui que o orçamento cresce sem dar nas vistas.

• 500 contactos para reunir, verificar e atualizar quando duas pessoas mudam de área na mesma semana.
• O custo por unidade engana: um convite que parece barato faz-se 500 vezes e volta a fazer-se quando o catering muda a hora.
• Três versões da mesma informação: a do comité, a da imprensa e a dos fornecedores, cada uma enviada à parte.
• As confirmações espalhadas por email, WhatsApp e uma folha de cálculo que ninguém sabe quem atualiza.

Os convites digitais pagam-se uma vez, não 500 vezes

Um convite digital é uma página web do evento, não um PDF. Partilham com um link, um QR no ecrã da acreditação ou uma mensagem no grupo de coordenação. Ninguém instala aplicações: abre-se no navegador do telemóvel e responde-se dali.

E se na quinta-feira a acreditação começar meia hora mais tarde? Editam a hora no editor, publicam e o mesmo link já mostra a versão nova. Não há 500 emails para reenviar nem 500 folhas para reimprimir.

Um convite digital atualiza-se sozinho; uma reimpressão de 500 unidades, não.

Os extras que enchem o orçamento sem se notar

Estes custos não aparecem em nenhuma proposta, mas aparecem na fatura do tempo. Se estão a comparar opções para um evento de empresa, contem com eles.

• Pessoas da equipa a escrever uma a uma no WhatsApp para saber quem vem: horas que ninguém orçamentou.
• Três versões do texto em três idiomas, cada uma revista e enviada à parte. O conteúdo configura-se por idioma no editor; escrever cada versão continua a ser trabalho vosso.
• Um fornecedor que muda a hora 30 minutos antes e transforma um convite fechado numa reimpressão de emergência.

O que entra nos 29,99 EUR e o que fica de fora

Entra uma página do evento com cenas encadeadas, até 6 fotos vossas, música e perguntas de confirmação configuráveis. Entra também editar depois de publicar: mudar o mapa, o código de vestuário ou a frase não obriga a reenviar nada, porque o link é o mesmo. Não entra papel: se o comité quiser dez cópias para o arquivo, imprimem-se à parte e o link fica para todos os outros.

Com 500 convidados, o orçamento decide-se no que não se vê: um link que se atualiza sozinho e uma lista de confirmações que já chega ordenada. Criem o vosso convite digital hoje, publiquem-no com um link e deixem de perseguir respostas.