Convite digital: erros em evento corporativo em Roma

Faltam dois dias para o jantar de empresa num terraço perto do Trastevere. A sala está reservada, o catering está confirmado, e mesmo assim meia sala vai chegar à hora errada. Quase nunca o problema é o evento: são os erros no convite digital para evento corporativo em Roma que ninguém reviu antes de carregar em enviar. Dá para criar e enviar o teu hoje mesmo, a partir do catálogo, e corrigir depois sem mandar um segundo link.

Os detalhes que falham são sempre os mesmos: uma hora que ficou do ano passado, uma morada que acaba no nome da rua, uma confirmação pedida por mensagem. Nada disto é difícil de resolver. É só uma questão de olhar para o convite como olha quem o vai receber.

Convite digital para evento corporativo em Roma: os erros que esvaziam a sala

Em Roma, escrever «jantar» não chega. Um aperitivo às 19h00 e um jantar às 20h30 são coisas diferentes, e quem organiza sabe disso. O convite tem de dizer o mesmo. Estes são os erros que se veem à primeira vista e que se corrigem em cinco minutos.

• Hora copiada do ano passado: «jantar» sem hora marcada faz metade da sala aparecer às 21h00 e o catering esperar de pé.
• Data antiga na capa: reutilizar o texto do evento anterior deixa lá a data velha, e quem lê depressa confirma para o dia errado.
• Chegada e início na mesma linha: se há convidados a vir do EUR, de Parioli e do Trastevere, separa a hora de chegada da hora de começo da sessão, com o sítio exato ao lado.
• Código de vestuário em falta: sem isso escrito, o telefone toca na véspera com «é fato escuro ou blazer?».

A morada a meio é o erro mais caro em Roma

«Zona Prati» ou «Via del Corso» sem número deixa trinta pessoas a andar às voltas ao mesmo quarteirão enquanto a sala arrefece. Uma morada completa tem rua, número, andar ou porta. Se o sítio tiver duas entradas, escreve qual é. E escreve o nome exato do evento, igual em todas as páginas.

Aqui está a diferença entre um convite e um PDF: num convite digital o link é o mesmo antes e depois de publicares. Se o fornecedor mudar a hora do jantar, editas e quem abrir o link vê a versão atualizada. Um PDF anexado reenvia-se mal, duplica-se e fica velho na caixa de correio. Os convites digitais que funcionam têm uma página própria: abre-se no navegador e ninguém instala nada.

Se o convidado tem de perguntar a hora ou a morada, o problema não é o convidado.

O RSVP que se persegue porque o convite não o pedia

Se a confirmação se pede por WhatsApp e não dentro do convite, acabas com uma lista paralela numa folha de cálculo a dois dias do evento. Configura as perguntas do formulário dentro do próprio convite e evita os «acho que sim, depois confirmo». As respostas ficam numa lista ordenada, na mesma página, e podes lê-la no telemóvel enquanto falas com o catering.

O link que se manda sem abrir no telemóvel

Quase todos os convidados abrem o convite de pé, com pressa, num telemóvel. Se não o testaste aí antes de enviar, o erro aparece quando já todos viram. Abre o link num telefone real, confirma que se lê sem fazer zoom e que o mapa abre num toque. Manda-o com dias de margem, não na véspera, e faz tu mesmo uma confirmação de teste para ver o que o convidado recebe no fim.

Antes de enviar, abre o convite no telemóvel e pergunta-te se um convidado que não conhece Roma lá chegaria sem ligar a ninguém. Se a resposta for sim, está pronto. Um convite digital da Send The Joy edita-se depois de enviado, mantém o mesmo link e junta as confirmações numa só lista, por 29,99 EUR com pagamento único.