Convite digital: 5 erros com patrocinadores no evento

Faltam dois dias para o encontro e o patrocinador principal abre o link no meio de uma reunião. Na capa, o logotipo dele aparece do tamanho de uma unha; o do parceiro de apoio ocupa o dobro. Ninguém da equipa viu isto, porque todos testaram no portátil. A maior parte dos erros num convite digital de evento corporativo com patrocinadores não é de design: é de revisão feita à pressa, no ecrã errado. Podem criar e enviar o vosso hoje mesmo a partir do catálogo — o que segue abaixo serve para não terem de explicar nada na manhã seguinte.

Nada disto exige ferramentas novas. Exige três decisões tomadas antes de publicar e uma revisão feita num telemóvel que não é o vosso.

Erros no convite digital de evento corporativo com patrocinadores: o logotipo que fica minúsculo no telemóvel

Antes de publicar, fixem três tamanhos e não mexam mais neles: patrocinador principal, colaboradores e apoio. Se o logotipo de quem paga mais aparece igual ao de quem só empresta o som, a conversa do dia seguinte é incómoda e não é sobre design. Estas quatro verificações resolvem quase tudo.

• Três tamanhos definidos antes de publicar: patrocinador principal, colaboradores e apoio. Quem paga mais tem de ver a diferença.
• Abram a capa no telemóvel, a 375 px de largura, e não no portátil: um logotipo com texto fino transforma-se numa mancha cinzenta.
• Peçam sempre PNG com fundo transparente. Um logotipo com fundo branco sobre uma capa escura parece um remendo colado à pressa.
• Guardem os ficheiros originais: se um patrocinador entrar em cima da hora, trocam a imagem na cena sem refazer nada.

O link que caduca antes do prazo de confirmação

Escrevam a data limite do RSVP dentro do próprio convite, numa das frases ou no texto de um dos campos, e não apenas no email de envio. Se alguém reencaminhar o link por WhatsApp, a data viaja com ele. Testem o link num telemóvel diferente do vosso, sem sessão aberta e fora da rede do escritório: é aí que aparecem os bloqueios que ninguém vê.

Um link sem contexto lê-se como spam. Acompanhem sempre com o nome do evento, a data e quem convida: «Encontro Acme 2025 · 14 nov · convite da Acme e da Nova Group». O mesmo vale para o assunto do email interno: «Convite» a seco fica arquivado; «Convite | Encontro Acme 2025 | 14 nov» abre-se.

Um patrocinador não avalia o design do convite: avalia se o nome dele aparece bem quando abre o link no telemóvel.

O patrocinador que desaparece do formulário

As perguntas do formulário de confirmação configuram-se dentro do próprio convite. Se não perguntarem pela empresa de origem, no fim não sabem que marca moveu quem nem conseguem mostrar uma lista concreta a ninguém. Nome e empresa em campos separados, e mais duas ou três perguntas, no máximo: um questionário eterno baixa as confirmações e o patrocinador lê isso como falta de público.

Como criar um convite digital para evento corporativo com patrocinadores que aguente mudanças de última hora

Um patrocinador confirma a dois dias do evento. Editam a cena, o link mantém-se o mesmo e ninguém recebe uma segunda versão com outro logotipo. Mudar a hora, o lugar, o mapa ou o código de vestuário também não obriga a reenviar nada: quem abrir o link vê sempre a versão atualizada. Sem reimpressões e sem segundos envelopes — também não há papel nenhum, porque o convite é 100% digital.

Antes de enviarem o próximo convite da empresa, revejam estes cinco pontos com o patrocinador ao lado e façam o teste no telemóvel de alguém de fora da equipa. Os convites digitais da Send The Joy permitem corrigir logotipos, textos e data limite depois de enviar, sem reenviar nada e sem mudar o link. Vejam os designs e escolham o que se parece com a vossa empresa.