Convite digital e lotação limitada: erros que custam caro

Faltam três dias para o jantar de apresentação da nova sede e a sala tem 80 lugares. No grupo da equipa há quarenta mensagens e metade são «acho que consigo, confirmo amanhã». Ninguém sabe quantos pratos pedir. Os erros num convite digital para evento corporativo com lotação limitada começam quase sempre aqui: a confirmação não tem um sítio claro onde acontecer. Podes criar e enviar o teu a partir do catálogo hoje mesmo.

Uma sala com cadeiras contadas não perdoa improviso. O que segue são as falhas que se repetem e a forma prática de as evitar, sem folhas de cálculo perdidas e sem andar atrás das pessoas na véspera.

O «depois confirmo» não cabe numa lotação fechada

Uma conversa com quarenta pessoas e respostas vagas é uma cadeira vazia no dia. Se a confirmação não tem um botão óbvio, cada convidado decide sozinho quando responde — e é sempre mais tarde do que precisas. Um prazo escondido no segundo parágrafo de um email não conta como prazo.

• Prazo de confirmação escondido na segunda página do convite, longe do botão.
• Data limite sem dia e hora certos: «confirma até terça» não fecha nada.
• Convidar 130 pessoas para 100 lugares «para garantir» e acabar com cadeiras dobráveis no corredor.
• Pedir confirmações uma a uma por WhatsApp em vez de teres uma lista ordenada de respostas.

Convidar a mais «por precaução» desalinha a sala

Passar de 100 para 120 convidados para cobrir faltas é reservar mesas às cegas. Aparecem quinze pessoas a mais, o hotel vai buscar cadeiras a outra sala e a disposição que tinhas pensado deixa de existir. Se a sala tem 80 cadeiras e 80 pratos, esse número tem de estar escrito no convite — não num email à parte que metade não abre.

Cada pessoa a mais conta: um acompanhante, um fornecedor que fica para o almoço, alguém que aparece com um colega. Todos passam pelo mesmo formulário de confirmação, com nome e apelido, e a contagem faz-se sobre uma lista só. É por isto que os convites digitais entram antes do pedido ao catering, e não depois.

Uma confirmação só conta quando tem nome, botão e prazo. O resto é conversa.

Convite digital para evento corporativo com lotação limitada: como evitar estes erros

Um convite digital é uma página web com link e QR, não um PDF anexado: a pessoa abre no telemóvel, lê e confirma sem instalar nada. Se o sítio mudar em cima da hora, editas o mesmo link e quem recarrega a página vê a versão nova — não ficas com meia lista na versão antiga. As respostas chegam dentro da própria página, numa lista ordenada, e podes mudar hora, lugar, mapa ou código de vestuário sem reenviar nada. Com até 6 fotos tuas e música, o convite reconhece-se no meio da conversa. Publica o teu hoje: 29,99 EUR, pagamento único.