Convite digital: erros num evento corporativo com imprensa

São 22h40 e o telefone não para. Um jornalista liga para o número que encontrou no site da empresa, porque o convite que recebeu não diz a quem ligar. Entretanto, na página do evento está escrito o ponto de encontro da equipa e a sala do briefing — coisas que ninguém queria ver citadas. Isto resolve-se no mesmo dia: o convite digital é uma página do evento que se monta no catálogo, se edita no navegador e se envia por link, QR ou mensagem.

O problema raramente é o design. É uma só página a servir duas audiências com pressa e interesses diferentes. Estes são os erros que aparecem uma e outra vez num evento corporativo com imprensa, e como se corrigem antes de o primeiro e-mail sair.

Convite digital para evento corporativo: o link único é o erro de origem

A página é pública por natureza. Quem tem o endereço abre-a em dois segundos, seja o diretor de marketing ou um jornalista com prazo. Por isso, o que escreves nela tem de poder ser publicado sem revisão: o que acontece, a que horas e quem fala. A agenda interna, o telefone da equipa e o plano B da sala vão no e-mail de acreditação.

• Uma página só, e tudo o que lá está é citável: a agenda interna fica no e-mail da equipa.
• Imprime um QR apenas para a mesa de acreditação e deixa o link do convidado no digital: menos sítios onde o endereço se perde.
• No e-mail de imprensa vai a hora da receção dos acreditados; no convite do convidado vai a hora do brinde.
• Se a sala muda às cinco da tarde, editas a cena do lugar e o link continua o mesmo. Ninguém recebe um segundo e-mail corrigido.

A imprensa não precisa da mesma mensagem que o convidado

Ao jornalista servem três dados: o que acontece, a que horas e quem fala. A frase da capa é para o convidado; o dossiê é para a redação. Escreve o embargo com hora e fuso (CET) no mesmo bloco da data. Um «em breve» no assunto do e-mail é um convite a publicar antes de tempo.

E deixa um nome e um telefone de contacto de imprensa dentro da própria página. Se o jornalista não encontra a quem ligar, liga ao primeiro número do site — e esse número costuma ser o do apoio ao cliente. Se tens jornalistas de fora, o conteúdo do convite pode ser configurado noutro idioma.

Se a imprensa e o cliente abrem a mesma página, o título da notícia é escrito por outra pessoa.

No dia do evento manda o QR, não o PDF

Na mesa de acreditação, um QR impresso resolve a fila: abre a página no telefone do jornalista e não há ficheiros a circular por e-mail. Deixa o convite do convidado em digital. Se a sala da conferência de imprensa mudar à última hora, atualizas o texto do lugar no editor e quem abrir o link vê a versão nova.

Como criar convites digitais para um evento corporativo com imprensa

Escolhe um design da coleção, testa a capa em modo de teste sem pagar e só depois compra. Ao comprar, desbloqueias todas as cenas da página. No editor escreves os textos campo a campo, com contador de caracteres e pré-visualização que se atualiza sem recarregar. Podes subir até 6 fotos próprias, marcar qual é a da capa e substituí-la mais tarde: a foto do ano passado no evento deste ano nota-se logo na primeira imagem. As confirmações aparecem dentro da própria página, numa lista ordenada, e os convidados não instalam nenhuma app — abrem o link no navegador e respondem.

Antes de enviares, faz a prova do jornalista: abre o link como se fosses cobrir o evento e vê se falta a hora, o lugar ou o contacto de imprensa. Corrige no editor e envia. Se algo mudar depois, editas outra vez e ninguém tem de receber nada de novo.