Convite digital: erros num evento corporativo com catering

É terça-feira, o catering pede o número definitivo de menus e o RSVP continua aberto. Na quinta ainda chegam confirmações por mensagem, com dois nomes repetidos na folha de cálculo. Os erros num convite de evento corporativo com catering que saem mais caros não estão no menu: estão no convite digital. Podes criar e enviar o teu hoje mesmo a partir do catálogo, por 29,99 EUR e pagamento único.

Em baixo ficam os que convém resolver antes de fechar o número com o restaurante — o prazo, os dados em falta, a morada que muda — e também o que a página não faz, para não contares com isso.

5 erros num convite digital de evento corporativo com catering

O restaurante pede as cabeças na terça e a lista continua a receber respostas na quinta. O resultado é pagar doze menus para nove pessoas e dois cafés que ninguém bebe. O erro clássico é escrever «confirma até dia 10» numa mensagem que ao segundo dia já ninguém abre. Uma lista de confirmações dentro da própria página resolve isto sem ficheiros paralelos.

• Fechar o número de menus antes de fechar o prazo: define a data limite do RSVP e só depois combina as cabeças com o catering.
• Recolher confirmações em conversas soltas: as respostas perdem-se e a lista final fica com nomes repetidos e faltas.
• Enviar o cartaz em PDF e mudar a hora por mensagem: metade dos convidados fica com a versão antiga.
• Deixar de fora a hora exata, o código de vestuário e como chegar: a primeira chamada da manhã do evento é para ti.

Há ainda o nome da empresa mal escrito na portada, que se evita com o contador de caracteres e a vista prévia antes de publicar. E a foto horizontal esticada num marco vertical: as fotos próprias encaixam-se sozinhas no marco e podem ser trocadas depois sem mexer no resto.

Porque é que o convite digital chega antes do chef

O formulário de confirmação vive dentro da própria página. O convidado abre o link no telemóvel, sem instalar nenhuma app, responde e a confirmação cai numa lista ordenada. As perguntas configuram-se uma a uma, por isso decides exatamente o que precisas de saber antes de enviar o link.

Se mudares a data limite, a hora ou o sítio, editas e o link continua o mesmo. Não há nada para reenviar nem ninguém para perseguir. É a diferença prática entre uma página que se atualiza e um cartaz congelado numa imagem — e a razão pela qual os convites digitais servem bem um evento que muda até ao último dia.

O catering compra por números. O convite tem de fechar a lista antes de o chef comprar.

Convites digitais: o que a página não faz

Não imprime nem envia papel. Se alguém quiser uma cópia para guardar, a solução sensata é o link para todos e umas poucas cópias impressas à parte. Também não recolhe alergias nem escolhas de menu no formulário: esse dado pede-se pelo canal que a empresa usa. E os convidados precisam de um telemóvel, tablet ou computador com ligação — se houver alguém sem smartphone, diz isso na primeira linha.

Antes de ligar ao chef, fecha a lista com uma página que recolhe as confirmações em ordem e te deixa corrigir a morada sem reenviar nada. Podes experimentar o design de graça e publicá-lo por 29,99 EUR, pagamento único.