Convite digital para convenção anual: 3 sedes, 1 link

Segunda-feira, nove da manhã. Falta uma semana para a convenção anual e a plenária mudou de auditório. O e-mail com o link antigo já seguiu para 300 pessoas. Com um PDF, a manhã ia em reenvios e em respostas a «afinal é onde?». Um convite digital para convenção anual de empresa resolve isto de outra forma: publicas a versão nova e o link que já está no e-mail continua a abrir a informação certa. Podes criá-lo hoje, a partir do catálogo.

Numa convenção há sempre três coisas a mexer ao mesmo tempo: a sala, a hora e quem aparece. O resto deste texto é sobre isso — e sobre o que fica igual quando tudo o resto muda.

Três sedes e um só convite digital

Dia 1 no auditório, dia 2 no pavilhão, dia 3 no hotel. Num convite digital as cenas ficam encadeadas no mesmo endereço: receção, sessão de abertura, jantar. Quem abre o link não recebe três mensagens com três links diferentes. E quando a sala muda, corriges no editor e o link continua a ser o mesmo — quem o abriu na segunda vê a versão de quarta sem que ninguém lhe mande um e-mail a dizer «retifico».

• A hora da plenária, a dos transfers e a do jantar, com o nome de cada sede escrito igual ao do e-mail interno.
• O código de vestuário numa linha concreta: «fato escuro; na sexta o jantar é no jardim».
• O nome exato do evento e quem assina: direção-geral, recursos humanos ou quem organiza.
• As perguntas do RSVP reduzidas ao que vais usar mesmo: nome, empresa, sede e jantar.

Como criar convites digitais para uma convenção de empresa

As confirmações chegam dentro da própria página, numa lista ordenada. Não há quarenta conversas de WhatsApp nem uma folha de cálculo que só uma pessoa de recursos humanos consegue atualizar. O convidado abre o link no navegador do telefone e responde, sem instalar nada. O formulário tem as perguntas que escolheres: nome, empresa, a que sede a pessoa vem e se fica para o jantar. Cada campo é uma coluna que já vem arrumada.

Escolhes o design na coleção, editas a capa sem pagar e desbloqueias as restantes cenas quando compras. As fotos são tuas, até seis, e podes marcar qual é a de capa e trocar qualquer uma mais tarde — dá jeito quando a fotografia da fachada do hotel só aparece na véspera. Tudo no navegador, com pré-visualização enquanto escreves, e podes mudar a hora, o mapa ou o código de vestuário depois de enviar sem reenviar nada.

Uma convenção muda três vezes na última semana. O convite digital é a peça que acompanha essas mudanças sem ser reenviado outra vez.

Quanto custa um convite digital para convenção anual

29,99 EUR por convite, pagamento único e sem subscrição — um valor que se aprova sem abrir um comité de compras. A plataforma está em sete idiomas e o conteúdo do convite também se configura por idioma, o que ajuda quando a equipa é internacional e as sedes ficam em dois países. Sê honesto com os limites: isto é digital, não imprime nem envia papel. Se a direção quiser um cartão para guardar, a solução sensata é a de sempre: link para todos e umas quantas cópias impressas. Prova o design grátis, edita a capa e publica quando a agenda estiver fechada — a partir daí, cada alteração faz-se no editor e o link fica onde está.