Convite digital: convites para congresso com programa e local

A primeira circular do congresso chega por email. Entre três anexos, vai um PDF com o programa. O delegado abre no smartphone, faz zoom, perde a sessão de quinta e fecha. Um convite digital para congresso resolve isto de outra maneira: um link que mostra programa, local e credenciamento, e que pode ser criado e enviado hoje mesmo a partir do catálogo.

Não é um problema de design. É de acesso: se a pessoa tem de procurar a sala num anexo, a inscrição fica para amanhã. O convite digital tira o PDF do meio e deixa a informação toda no mesmo sítio. Quem organiza convites para congresso sabe que a primeira pergunta é sempre a mesma: onde e a que horas.

Convite digital para congresso: a primeira tela decide a inscrição

Quem abre o link quer três respostas antes de confirmar: quando é, onde é e como levanta o crachá. Se essas três coisas não estão à vista, o resto do programa não salva a visita. O horário do credenciamento não pode ficar num segundo parágrafo. Quem chega de outra cidade precisa de saber a que horas deve estar à porta. A primeira tela tem de mostrar isso sem abrir outro ficheiro.

• Data, hora de início e hora do credenciamento na primeira tela.
• Endereço do local com um mapa que abre no celular.
• Programa resumido com as sessões que exigem inscrição à parte.
• Link ou QR para enviar às delegações e aos palestrantes.

Como criar convites digitais para um congresso sem PDFs

Escolhe um design no catálogo e abre o editor no navegador. Não é preciso instalar nada. Nos campos de texto entram o nome do congresso, a data, a frase de abertura e o local. Pode começar em modo de teste, editar a capa sem pagar e comprar quando estiver satisfeito. Ao comprar, desbloqueia todas as cenas. Se o congresso junta gente de vários países, a página está disponível em sete idiomas e o conteúdo configura-se por idioma. Não há sete PDFs: há um link que serve para todos.

Até seis fotos próprias entram no convite: a fachada do edifício, uma sala vazia, o logotipo do congresso ou uma foto da comissão. As imagens encaixam-se sozinhas no molde e pode trocar qualquer uma depois. A música e as perguntas de RSVP configuram-se no mesmo editor, sem instalar o Joy Studio. Para quem organiza delegações, isto evita o vai-e-vem de anexos: o mesmo link serve para todos.

O programa muda, o link fica. O credenciamento começa no mesmo convite.

O RSVP que organiza o credenciamento

As confirmações caem numa lista ordenada dentro do próprio convite. Dá para configurar as perguntas: a que sessão a pessoa vai ou se vem ao jantar do congresso. Quando alguém responde, a lista atualiza-se e o link continua o mesmo para todos. Se o local ou a hora mudarem, edita-se e ninguém tem de reimprimir. O convite digital para congresso custa 29,99 EUR, pagamento único, e pode ser criado hoje a partir do catálogo. Se alguém pedir papel, a saída sensata é combinar: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as for guardar. Escolhe um design, publica e recebe as respostas no mesmo link.