Convite digital para congresso: o que paga no orçamento

É terça-feira, três da tarde, e a sessão plenária do segundo dia atrasou uma hora. A secretaria já tinha enviado o programa, o PDF e o email de confirmação. Agora são três peças para corrigir, três revisões e três pessoas a dizer que sim antes de alguém saber a hora certa. É aqui que se decide o orçamento de um convite digital para congresso: não no número de inscritos, mas nas alterações que aparecem depois do primeiro envio. Um convite digital faz-se e envia-se hoje mesmo a partir do catálogo.

O que segue é o que devias ter na mão quando pedes preços: quanto custa, o que está incluído e onde vai o dinheiro quando o programa muda três vezes na mesma semana.

Quanto custa um convite digital para congresso, linha a linha

Um convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR, pagamento único por convite. Sem taxa por inscrito, sem subscrição e sem custo extra quando chega a terceira mudança de sala. É uma página web do evento, partilhada com um link ou um QR, e não um PDF anexado.

• 29,99 EUR, uma vez, por convite. O valor não sobe quando o aforo cresce: não há preço por assistente.
• Soma o custo real de um cartão físico: design, impressão e envio pagam-se outra vez em cada reimpressão, mesmo que só mude o código de vestuário do jantar.
• Conta as horas da secretaria: cada ronda de alterações sobre um PDF é um email de ida e volta antes de se publicar o que quer que seja.
• O site está em sete idiomas e o conteúdo do convite configura-se por idioma. Publicar a versão em inglês não é recomeçar metade do design.

Convites digitais para congressos: o que muda quando o programa muda

Mudas a hora da sessão de encerramento no Joy Studio, no navegador, com vista prévia ao momento, e publicas. O link é o mesmo. Quem já tinha o convite guardado no telemóvel abre-o outra vez e lê a versão atualizada, sem receber nada de novo. Trocar hora, sala, mapa ou uma frase não obriga a reenviar nem a imprimir um anexo.

Não há envelopes para repetir. E se o comité quiser papel, a opção sensata é a mista: link para todos e umas poucas cópias impressas para quem as vai guardar na pasta.

O orçamento de um congresso não se decide no aforo: decide-se nas alterações que ainda não aconteceram.

O custo escondido: reimprimir, reenviar e andar atrás das respostas

As confirmações chegam dentro do próprio convite, numa lista ordenada, com as perguntas que tu configurares. Ninguém tem de perseguir respostas por WhatsApp. E quando a página do congresso diz uma hora e o PDF anexado diz outra, o inscrito fica com a que lhe convém: tu descobres isso no balcão de credenciação, com a sala já montada.

Onde cortar sem estragar o evento

Corta em reimpressões, não em clareza. Uma hora mal comunicada custa mais do que qualquer cartão mal impresso. Antes de pedires preços, decide quantas alterações prevês depois do primeiro envio: se forem mais de duas, o papel sai caro em cada uma. E guarda o orçamento de impressão só para o comité e os oradores, que são os que costumam levar algo na mão.

Põe o orçamento onde ele se move de facto: nas alterações, não no aforo. Um convite digital da Send The Joy são 29,99 EUR, publicas com um botão e o link aguenta todas as atualizações que o comité pedir na véspera.