Convite digital: alternativas ao Microsoft Forms

São nove da noite e quem organiza o jantar de empresa está a olhar para uma folha de cálculo com 43 linhas. Todas vieram do Microsoft Forms: nome, email, número de acompanhantes. Uma delas diz 4, e tu sabes que aquela pessoa não leva quatro. Se andas à procura de alternativas ao Microsoft Forms para convites de eventos corporativos, o problema não é o formulário: é que ele não separa o director-geral do fornecedor de som. Um convite digital faz essa separação, e podes criá-lo e enviá-lo hoje mesmo a partir do catálogo.

Não é preciso deitar nada fora. As respostas que já tens servem para começar a lista de nomes. O que muda é o que o convidado vê: em vez de um ecrã branco com caixas, uma página com o nome do evento, a data e o sítio, e as confirmações a cair nessa mesma página.

O Microsoft Forms acerta numa coisa: é grátis

Criar o formulário leva cinco minutos e não custa nada. É por isso que metade do escritório o usa para confirmar o jantar de dezembro: abre-se o Forms, escreve-se o nome do evento, junta-se um campo de nome e outro de número de acompanhantes, e envia-se o link ao grupo. Funciona bem até ao momento em que alguém tem de decidir quem se senta onde.

• As respostas caem numa folha de cálculo ordenada por hora de envio, enquanto o convidado vê um ecrã branco com caixas e sem o nome do evento à vista.
• O campo 'número de acompanhantes' aceita um 7 sem pestanejar, e ninguém confirma depois, um a um, se essas sete pessoas existem.
• A data, o local e o código de vestuário ficam fora do formulário: num email à parte ou num PDF que metade da lista não abre.
• Um 'talvez' fica registado como qualquer outra resposta, sem lugar na lista de quem vai mesmo.

Alternativas ao Microsoft Forms: o que um convite digital muda

Google Forms, Typeform e Jotform melhoram a tipografia e a ordem das perguntas, e isso nota-se. Mas o convidado continua a preencher campos, um atrás do outro, como num inquérito, e as perguntas são iguais para toda a gente. Para 500 pessoas com credenciais à porta, uma plataforma de registo é a ferramenta certa; para 60 sentadas a jantar, é um canhão para matar uma mosca.

A diferença entre formulários e convites digitais está aí: uns recolhem dados, os outros recebem pessoas. Uma página do evento abre com o rótulo, os nomes, a data e o lugar, e as confirmações aparecem dentro dessa página, numa lista ordenada. O convidado não instala nenhuma app: abre o link no telemóvel e responde dali. Se a hora ou o sítio mudarem, editas e o link é o mesmo, sem reenviar nada.

Um formulário recolhe dados. Um convite digital recebe pessoas, e é isso que decide quem se senta ao lado de quem.

A prova do VIP: o que um formulário nunca pergunta

No Microsoft Forms, o director-geral e o fornecedor de som marcam exatamente a mesma caixa. Separá-los depois é trabalho manual na folha de cálculo, linha a linha, com o risco de trocar dois nomes. Acrescentar 'nome do acompanhante' cria outra pergunta que metade da lista responde em branco ou com um 'vou com alguém' impossível de sentar numa mesa. Num convite digital configuras as perguntas de RSVP como quiseres, e as respostas chegam à lista da própria página, sem CSV para abrir à parte.

De um formulário a um convite digital numa tarde

Começa pelo que já tens: exporta as respostas e decide o mínimo, ou seja, data, lugar, quem vem e com quem. Escolhe um design no catálogo, filtra por estilo se souberes o que queres e testa a capa sem pagar. No editor do navegador, o Joy Studio, escreves o rótulo, os nomes, a data, a frase e o lugar, com contador de caracteres e pré-visualização ao momento. Podes subir até 6 fotos tuas, marcar qual é a da capa e trocar qualquer uma mais tarde. Publicas com um botão, envias o link ao grupo e guardas umas cópias impressas só para quem as for arquivar.

Se o teu evento já tem data e lista de nomes, não precisas de outro formulário: precisas de um convite digital que abra como uma página e recolha as confirmações no mesmo sítio. Escolhe um design, edita a capa com as tuas fotos e publica o link quando estiver como queres.