Convenção anual com prémios internos: um convite, um link

Faltam quatro dias para a convenção anual com prémios internos. No grupo da empresa, alguém pergunta se o cocktail é às 20h00 ou às 21h00; outra pessoa responde que precisa de um polo tamanho L; e a mensagem com o código de vestuário já ficou enterrada debaixo de dezenas de respostas. Ninguém fez nada de errado — o problema é o sítio onde as respostas estão.

Uma convenção anual com prémios internos organiza-se melhor com um único convite digital: uma página web do evento, com o nome, a data, o lugar e as fotografias de vocês. Lá dentro vive o formulário de confirmação de presença, que recolhe tudo no mesmo sítio: quem vem, a que horas chega e que tamanho veste. Quando algo mudar, edita-se e o link continua a ser o mesmo. E se a empresa tem pessoas em vários países, o conteúdo do convite também se pode configurar por idioma.

O tamanho do polo pergunta-se uma vez, no mesmo formulário

Escrevem a pergunta no formulário de confirmação e ela aparece dentro do convite: “Tamanho do polo do evento: S / M / L / XL”. As respostas chegam numa lista ordenada, na própria página — leem-se de cima para baixo, em vez de se caçarem por dezenas de conversas. Se o fornecedor mudar, edita-se a pergunta e o link fica exatamente igual.

• A pergunta do RSVP escrita como o convidado a vai ler, sem abreviaturas internas.
• A hora real do cocktail, não “quando os prémios acabarem”.
• O código de vestuário resumido em três palavras.
• Quem da organização revê a lista de confirmações todas as manhãs.

Numa convenção anual com prémios internos, o cocktail confirma-se no mesmo link

Uma pergunta de sim ou não — “Ficam para o cocktail depois da entrega dos prémios?” — evita uma segunda ronda de mensagens dois dias antes. A hora e o lugar do cocktail ficam na mesma página do botão de confirmar: ninguém tem de desenterrar um email antigo para saber se eram as 20h00 ou as 21h00. Se o cocktail mudar de hora, não há nada para reenviar.

O código de vestuário cabe numa linha — “business casual, sem gravata” — e poupa dezenas de perguntas no chat. Se passar de cocktail a informal, muda-se a frase, publica-se e o link não se toca. Vale a pena dizer o resto com clareza: o RSVP não decide quem ganha o prémio. Resolve quem vem, a que horas chega e que tamanho precisa. Podem ainda juntar até seis fotografias de vocês — a sala, o palco, o brinde do ano passado — e marcar qual delas é a capa.

Um link recolhe o que cem mensagens espalham: quem vem, a que horas chega e que tamanho veste.

O que o RSVP não faz, dito sem rodeios

Não recolhe alergias, menus nem intolerâncias — isso combina-se com o catering pelo canal dele. Também não substitui o papel para quem guarda convites: o sensato é um link para todos e umas cópias impressas para quem as for arquivar. Os convidados só precisam de um telemóvel, um tablet ou um computador com internet; não há nada para instalar. Confirmem a hora do cocktail, o tamanho do polo e a presença no mesmo sítio: escolham um design da coleção, personalizem os textos no editor do navegador, publiquem com um botão e recebam as respostas dentro do convite. 29,99 EUR, pagamento único, com teste grátis antes de publicar.