Evento corporativo com tradução simultânea: 5 erros

Num evento corporativo com tradução simultânea, o convidado senta-se na terceira fila e só percebe que a sessão é em inglês quando o orador abre a boca. Levanta-se, procura alguém da organização e pergunta onde se levantam os fones. Ninguém lhe disse no convite em que língua seria a conferência — e, por isso, também não lhe disse que haveria tradução.

A tradução simultânea não começa quando o técnico liga a cabine. Começa no primeiro link que o convidado abre, dias antes de reservar o voo ou pedir folga no trabalho. Se essa informação não estiver lá, o resto do trabalho perde-se.

A tradução simultânea avisa-se no convite, não à porta

O erro mais caro é deixar o aviso apenas no corpo do e-mail. Quem não lê a língua do evento decide se vai com o que vê no primeiro link, não com o que relê três dias depois. Se o programa tem duas línguas, escreva isso logo no convite: «Sessão em inglês, com tradução simultânea para português». Ninguém chega à sala a pensar que ouviu mal.

• Idioma do evento escrito no próprio convite, não só no e-mail.
• Cada sessão do programa com a sua língua indicada, para ninguém contar com a língua errada.
• Um parceiro que não fala a língua da sala precisa de saber antes de reservar o voo: isso decide-se no convite, não no credenciamento.
• O orador convidado também precisa de saber para quem fala — para a sala ou para a cabine.

Um convite que se lê em sete idiomas

No Send The Joy, o conteúdo do convite configura-se por idioma. É a mesma página, com os textos em espanhol, inglês, catalão, francês, italiano, português ou alemão. O convidado lê a data, o lugar e o código de vestuário na língua dele, no mesmo link que os outros recebem.

O erro clássico é enviar um PDF num único idioma e pedir pelo WhatsApp que «quem puder vá traduzindo» para as outras delegações. Não é preciso instalar nada: o convite abre-se no navegador, lê-se na própria língua e confirma-se ali mesmo.

Se metade da sala não entende a língua, a tradução simultânea começa no convite, não à porta.

A logística de um evento corporativo que se estraga ao traduzir

Uma hora sem fuso horário confunde quem vem de fora. Escreva «21h00 CET» em vez de «21h00» e evita chamadas a perguntar se é a hora local ou a do convidado. O endereço escrito só na língua local não serve para o táxi: junto ao nome do espaço, ponha o endereço tal como aparece no mapa, com a rua exata. E o código de vestuário muda de sentido entre países: «formal» não quer dizer o mesmo em Milão e em São Paulo. Descreva a peça — «traje escuro, sem gravata» — e ninguém tem de improvisar à porta.

O RSVP que não diz quantos fones precisa

Se não pergunta o idioma na confirmação, calcula fones e cabines a olho. Acrescente uma pergunta ao formulário — «Em que língua vai seguir as sessões?» — e as respostas ficam dentro do próprio convite, numa lista ordenada. Quem responde vê o seu nome nessa lista e sabe que a presença e o idioma ficaram registados, sem e-mail à parte.

E se a sala, a hora ou a língua do orador mudarem em cima da hora? O convite edita-se e o link continua o mesmo. Quem abriu o QR ou guardou o endereço nos favoritos vê a versão atualizada, sem reenviar nada. Antes de reservar intérpretes, reveja o convite: é o primeiro lugar onde o convidado decide se vai entender o evento. Pode testar um design grátis no Send The Joy e publicá-lo por 29,99 EUR quando os textos e os idiomas estiverem prontos.