5 dados de um convite para evento corporativo no planetário

São 19h22. O elevador abre no piso -1 e há doze pessoas com o copo na mão à porta da cúpula. O convite dizia 19h30. A projeção arranca às 19h45 e o técnico já avisou que não reinicia o projetor porque alguém chegou tarde.

Um convite para evento corporativo no planetário raramente falha no design. Falha num dado que falta. Estes cinco resolvem isso — e nenhum deles é sobre tipografia.

A hora exata pesa mais do que a data

Portas e projeção não são a mesma hora. Se o convite diz 19h30 e a cúpula apaga às 19h45, alguém fica no átrio a perguntar se está no sítio certo.

• Escreve as duas horas e o fecho de acesso: «Abertura de portas 19h15 · Início da projeção 19h45 · Última entrada 19h40».
• É uma linha que se lê em seis segundos, de pé no elevador, sem abrir mais nada.
• Se a sessão arranca às 20h00 em ponto, escreve exatamente isso: ninguém vai reiniciar a cúpula por causa de uma chegada tardia.
• Põe a última entrada na mesma linha das outras horas, não em letra pequena ao fundo. É o dado que evita a conversa à porta.

Um convite para evento corporativo no planetário é nominal

O registo de um planetário é por nome. «Marta Ferreira» entra sem fricção; «Marta + 1» gera uma chamada à porta e uma fila atrás.

Pede o nome de cada pessoa na confirmação: as respostas chegam numa lista ordenada dentro do próprio convite e a receção deixa de andar com três conversas de WhatsApp. Se convidas uma equipa inteira, evita o «vamos cinco» — com nomes individuais, no dia do evento ninguém conta cabeças à mão na fila 4.

Ponto de encontro, nível e prazo

Um planetário não fica ao nível da rua. «Átrio principal, elevador para o piso -1, sala da cúpula» poupa vinte chamadas às 19h20. Junta a temperatura ao código de vestuário: «casaco fino, na cúpula estão 19 graus» diz mais do que um «elegante» seco. E se o metro fecha à meia-noite, isso também faz parte do convite.

No prazo, põe dia e hora: «confirma até terça, 14, às 12h00». Um «confirmem em breve» é lido como «na semana que vem», ou como nunca. No formulário, pergunta só o que vais usar mesmo: língua da sessão, se fica para o copo depois, se precisa de acesso sem escadas. Com o RSVP dentro do convite, as confirmações acumulam-se numa lista ordenada e deixas de andar atrás de respostas uma a uma.

Um convite para evento corporativo no planetário não se mede pelo design: mede-se pela hora de portas, pelo nome de cada pessoa e por um ponto de encontro que ninguém tem de perguntar.

O que tem de poder mudar às 18h do mesmo dia

Uma hora que muda na projeção, uma porta fechada por obras, uma frase com uma palavra errada: editas e o link continua o mesmo, sem reenviar nada a ninguém. O mapa e o ponto de encontro atualizam-se nesse mesmo link — quem já o abriu de manhã vê a versão nova sem fazer nada. Se alguém precisar de papel, que seja a exceção combinada: link para toda a lista e umas quantas cópias impressas para quem as vá guardar.

Antes de escolheres a tipografia ou a cor, confirma que estão as cinco coisas: hora de portas, nome por pessoa, ponto de encontro, prazo de confirmação e uma forma de corrigir tudo sem reenviar nada. Um convite digital da Send The Joy custa 29,99 EUR num pagamento único, edita-se depois de enviado e mantém sempre o mesmo link. Escolhe um design, testa a portada sem pagar e publica quando estiver certo.