Wann Taufeinladung verschicken: Zeitplan in 4 Schritten

Samstag, 18. Mai, Taufe von Luca. Am Dienstag davor fragt die Oma nach der Uhrzeit in der Kirche. Die Patentante will wissen, ob das Essen am selben Ort ist. Eine Stunde später kommt die Frage nach der Kleidung. So sieht es aus, wenn man die Taufeinladung verschickt, ohne vorher an den Ablauf zu denken: Du antwortest dreimal dasselbe, an drei verschiedenen Stellen.

Das liegt nicht daran, dass du zu wenig geschrieben hast. Es liegt daran, dass dieselbe Information über vier Chats verteilt liegt. Wer eine Taufeinladung verschickt, sollte deshalb an den ganzen Ablauf denken: was wann rausgeht und wo alles zusammenläuft.

Wann Taufeinladung verschicken: sechs Wochen vorher

Sechs Wochen vor dem Termin steht das Datum fest, und genau dann geht der Hauptlink raus. „Taufe von Luca, Samstag, 18. Mai“ – das reicht den Großeltern, um den Tag freizuhalten oder eine Fahrkarte zu buchen. Ort und Uhrzeit der Kirche gehören in dieselbe erste Nachricht. Zum Restaurant schreibst du einen Satz: „Den Tisch bestätigen wir in ein paar Tagen.“ Das klingt besser als ein Platzhalter, der später falsch wirkt.

• Sechs Wochen vorher: der Link mit Datum, Ort und Uhrzeit der Kirche.
• Vier Wochen vorher: kurze Erinnerung, das RSVP-Formular ist in der Einladung schon offen.
• 48 Stunden vorher: Restaurant, Adresse und Karte in derselben Einladung ergänzen.
• 24 Stunden vorher: denselben Link erneut in die Gruppe, ohne lose Angaben.

48 Stunden vorher: Tisch, Karte und Uhrzeit

Zwei Tage vor der Taufe trägst du den Namen des Restaurants, die Adresse und den Link zur Karte ein. Ist die Einladung schon verschickt, sehen alle dieselbe Version – der Link bleibt derselbe. Wenn die Küche eine ungefähre Zahl braucht, schaust du in die RSVP-Liste und nennst nur die Zusagen, nicht die Vielleicht.

Dazu ein kurzer Satz in die Gruppe: Die Karte steht jetzt in der Einladung, schaut auf die letzte Szene. Dann sucht niemand in alten Nachrichten nach der Adresse.

Du pflegst eine Seite, und alle lesen denselben Stand. Genau das nimmt dir die halbe Organisation ab.

24 Stunden vorher: ein Link, keine losen Angaben

Am Tag vorher teilst du denselben Link noch einmal. Kein neuer Text mit Uhrzeit und Adresse – sonst liegen zwei Versionen im Chat, und jemand liest die alte. Wer noch nicht geantwortet hat, kann direkt in der Einladung zusagen, vom Handy, ohne etwas zu installieren. Wer kein WhatsApp nutzt, bekommt den Link per SMS oder E-Mail; er öffnet sich in jedem Browser, auf Handy, Tablet oder Rechner.

Der Link trägt jede Änderung

Ein PDF musst du neu verschicken, sobald sich Tisch oder Uhrzeit ändern. Eine digitale Einladung wie die von Send The Joy bearbeitest du nach dem Versand, und der Link bleibt gleich. Die Zusagen landen auf derselben Seite in einer Liste, die du nicht aus drei Chats zusammenzählen musst. 29,99 EUR pro Einladung, einmal bezahlt, kein Abo, mit bis zu sechs eigenen Fotos, Musik und Fragen, die du für die Rückmeldung selbst festlegst. Wer unbedingt Papier will, kombiniert: Link für alle, ein paar gedruckte Karten für die, die etwas aufbewahren.

Such ein Design aus, probier es kostenlos aus und veröffentlich die Einladung, sobald der Termin steht. Derselbe Link begleitet dich bis zur letzten Änderung – vom ersten Datum bis zum Tag der Taufe.