Taufeinladungen im Hotel: Die Einladung ordnet den Tag

Bei Taufeinladungen im Hotel sitzt du mit dem Manager im Foyer. Er sagt: 'Zeremonie um 14 Uhr, Einlass zum Essen um 15:30, Bar schließt um 1 Uhr.' Du notierst die drei Zeiten auf einer Serviette. Zuhause angekommen, willst du die Einladung gestalten. Aber wenn diese Zeiten nicht klar in der Einladung stehen, fragen dich die Gäste einzeln per WhatsApp, wann es losgeht und wann das Essen beginnt.

Die Einladung ist kein Schmuckstück, sondern der Zeitplan, den alle in der Hand halten. Sie muss die Zeiten so ordnen, dass niemand nachfragen muss. Und sie muss sich ändern lassen, wenn das Hotel den Ablauf verschiebt.

Taufeinladungen im Hotel: Die Zeiten richtig setzen

Bevor du ein Design auswählst, schreib die drei Zeiten des Hotels auf: Beginn der Zeremonie, Einlass zum Bankett und Schluss der Bar. Wenn du sie nicht trennst, weiß keiner, ob das Essen um zwei oder um drei beginnt. Für Gäste von außerhalb kommen die Check-in-Zeit und der Hotelname dazu – so vermeidest du die Frage 'Wo parke ich?' mitten im Sektempfang. Der Dresscode hängt vom Raum ab: Ein Garten um 13 Uhr und ein Teppichsaal um 20 Uhr verlangen nicht die gleichen Schuhe.

• Genaue Uhrzeit der Zeremonie und wann der Bankettsaal öffnet.
• Vollständiger Hotelname und Adresse, genau wie im Navigationsgerät.
• Ob es einen eigenen Parkplatz gibt und durch welche Tür man hineinkommt.
• Name des Saals oder Raums, in dem gegessen wird.

Was in die Einladung gehört – und was sich später ändern lässt

Name des Kindes, Datum, Uhrzeit und der exakte Name des Saals. Wenn der Raum im Hotel 'Salon Alameda' heißt, schreib das so hin und nicht 'der übliche Saal'. Die vollständige Adresse und eine Karte, mit Parkplatzeingang, falls vorhanden. Ein Titelbild des Babys und zwei bis drei dekorative Fotos: In eine digitale Einladung passen bis zu sechs Bilder, sie werden automatisch gerahmt, und du kannst das Titelbild später austauschen.

Wenn das Hotel das Bankett um eine halbe Stunde verschiebt, bearbeitest du die Einladung, und der Link bleibt gleich. Niemand bekommt eine neue Nachricht, niemand muss noch einmal nachschauen. Du musst nichts neu drucken und keine Umschläge verschicken. Du teilst den Link per WhatsApp, per E-Mail oder als gedruckten QR-Code für die, die Papier in der Hand halten wollen.

Die Einladung ist der Zeitplan, den alle dabeihaben – und die sich anpassen lässt, ohne dass jemand neu fragen muss.

RSVP ohne Nachfragen – und Papier für die, die es brauchen

Die Rückmeldungen kommen in derselben Einladung an, als geordnete Liste. Du weißt, wie viele kommen, bevor du dem Hotel die endgültige Zahl nennst. Die Fragen im Formular kannst du einstellen, zum Beispiel: Wie viele seid ihr? Kommt ihr zum Essen oder nur zur Zeremonie? Der Gast öffnet den Link im Browser seines Handys und antwortet direkt, ohne App und ohne Konto. Für die Großeltern druckst du vier Kopien, alle anderen bekommen den Link. Das Papier sammelt keine Antworten, der Link schon. Halte die drei Zeiten des Hotels und den exakten Saalnamen bereit – damit ist die Einladung an einem Nachmittag fertig. Bei Send The Joy kannst du sie kostenlos testen, so sehen, wie deine Familie sie sieht, und für 29,99 EUR veröffentlichen. Wenn sich etwas ändert, musst du nichts neu drucken.