Pressefrühstück: Einladung mit Akkreditierung per Link

Montag, 16:40 Uhr. Die Zusage für Dienstag steht: 9:00 Uhr, Raum Lindenhof, fünfter Stock. Auf deiner Liste stehen 40 Adressen, davon kennst du vielleicht die Hälfte persönlich. Wenn du jetzt eine Mail mit drei Absätzen schreibst, in der du den Namen des Neuzugangs andeutest, hast du die Geschichte verkauft, bevor der erste Kaffee eingeschenkt ist.

Eine Einladung zum Pressefrühstück muss zwei Dinge leisten: eine Zusage einsammeln und einen Presseausweis prüfen. Sie muss nicht die Nachricht enthalten, die du erst um 11:00 Uhr freigeben willst. Diese Trennung ist keine Formalie. Sie entscheidet, ob der Termin am Dienstag noch eine Nachricht ist oder nur noch eine Bestätigung.

Was in der Einladung steht – und was nicht

Die Einladung darf konkret sein. Dienstag, 9:00 Uhr, Raum Lindenhof, fünfter Stock, Eingang über die Serrano-Straße, dazu die interne Sperrfrist um 11:00 Uhr. Das sind Logistikdaten. Sie helfen der Redaktion, den Termin einzuplanen, und verraten niemandem, was du um 11 Uhr sagst. Der Name des neuen Vorstands, die Zahl des Quartals oder das Gerät, das auf dem Tisch stehen soll, gehören in die Pressemitteilung – nicht in den Link, den 40 Leute weiterleiten.

• Datum, Uhrzeit, Adresse mit Raumnamen und Etage.
• Dresscode, nützlich, wenn Kameras dabei sind: Sakko, ohne Krawatte.
• Interne Sperrfrist, zum Beispiel 11:00 Uhr, und eine Kontaktperson für Interviewwünsche nach dem Frühstück.
• Akkreditierungsfelder: Name, Medium, Presseausweisnummer und ob eine Fotografin mitkommt.

Akkreditierung und Zusage in einem Klick

Ein Link erledigt beides. Die Redakteurin trägt ihren Namen, ihr Medium und ihre Ausweisnummer ein und bestätigt im selben Formular. Danach musst du keine Anmeldeliste mit einer Akkreditierungsliste abgleichen, weil es nur eine Liste gibt. Die Fragen stellst du selbst zusammen: feste Vorlagen gibt es nicht, du entscheidest, was im Formular steht.

Keine App, keine Registrierung. Der Link öffnet sich im Browser des Handys, und die Antwort geht in der Schlange an der Kaffeetheke raus. Die Zusagen landen in der Einladung selbst, in einer sortierten Liste. Niemand muss am Montagabend die Anwesenheit aus 40 WhatsApp-Nachrichten wieder zusammensetzen.

Eine Einladung zum Pressefrühstück steht oder fällt mit dem Link: klar, geschlossen, ohne die Nachricht vorwegzunehmen.

Raumwechsel zwei Stunden vorher bricht nichts

Aus dem fünften Stock wird der dritte, weil im Lindenhof eine Technikprobe dazwischenkommt. Du änderst die Etage im Editor im Browser, und wer den Link danach öffnet, sieht die neue Version. Niemand bekommt eine zweite Mail, die die erste korrigiert. Genauso, wenn das Frühstück von 9:00 auf 9:30 rutscht: Der Link bleibt derselbe vom ersten Versand bis zum Morgen des Termins. Satz, Karte, Dresscode – alles lässt sich am selben Tag anpassen, ohne dass die Redaktion merkt, dass sich etwas geändert hat.

Der Satz, der zwischen zwei Terminen geöffnet wird

Geteilt wird die Einladung mit einem Link, einem QR-Code oder einem kurzen Satz: „Pressefrühstück mit [Name], Dienstag, 9:00 Uhr, Zusage hier.“ Wer am Schreibtisch in der Redaktion sitzt, öffnet denselben Link im Browser. Wer ohne Zusage vor der Tür steht, scannt den QR-Code am Eingang und ist in einer Minute akkreditiert. Zwei Wege, eine Liste.

Kurz und ehrlich: Diese Einladung ist digital. Für die Mappe des Sprechers druckst du zwei, drei Programmblätter aus, für 80 Adressen ist der Link die vernünftige Wahl. Bau deine Einladung zum Pressefrühstück, teste sie kostenlos und veröffentliche sie, sobald Raum und Uhrzeit feststehen.