Firmeneinladung Preis: Kosten pro Gast rechnen

Drei Tage vor der Firmenfeier sitzt du mit der Zusagenliste am Küchentisch. 42 Namen sind bestätigt, 118 Einladungen waren draußen. Und in deinem Postfach liegt die Rechnung für die Einladung zum Firmenevent – über diesen Preis hat vorher niemand gesprochen.

Der Preis auf der Rechnung sagt wenig. Die Frage aus der Geschäftsführung lautet anders: Was kostet die Einladung zum Firmenevent pro Gast, der wirklich zusagt? Diese Zahl kannst du ausrechnen, bevor du irgendetwas kaufst.

Firmeneinladung Preis: pro Gast rechnen, nicht pro Adresse

Nimm den Preis der Einladung und teile ihn durch die Zahl der Zusagen. 29,99 EUR bei 120 erwarteten Gästen sind rund 0,25 EUR pro Person. Sagen am Ende nur 40 zu, liegt dieselbe Einladung bei etwa 0,75 EUR pro Gast. Am Preis hat sich nichts geändert, nur am Nenner.

• Schreib die Zahl der Gäste auf, die du wirklich erwartest – nicht die Zahl der Kontakte in deiner Datenbank.
• Teile erst, wenn die Zusagenliste vor dir liegt, nicht an dem Tag, an dem du die Einladung bezahlst.
• Vergleiche zwei Optionen immer mit derselben Gästezahl, sonst vergleichst du nichts.
• Notier das Ergebnis so, wie die Geschäftsführung es lesen will: Kosten pro Gast, nicht Gesamtpreis.

Was eine Einladung zum Firmenevent wirklich teuer macht

Verschiebt sich das Abendessen drei Tage vorher, ist das mit Papier ein Neudruck plus zweiter Versand. Mit einem Link änderst du die Einladung, und der Link bleibt derselbe. Niemand muss etwas nachschicken.

Dazu kommt Zeit. Bestätigungen einzeln per WhatsApp nachfragen kostet Stunden im Team, in denen niemand am Ablauf arbeitet. Und ein PDF, das im Postfach untergeht, schickst du am Ende zehn Leuten einzeln – an einem Tag, an dem du anderes zu tun hast.

Der Listenpreis sagt, was du zahlst. Die Zusagen sagen, was es dich pro Gast kostet.

Erst testen, dann mit dem echten Event vergleichen

Im Testmodus bearbeitest du das Titelbild, ohne zu bezahlen; beim Kauf werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet. Im Editor füllst du ein Feld pro Angabe aus – Rubrik, Name des Events, Datum, Spruch und Ort – und der Zeichenzähler verhindert, dass ein langer Titel wie Leitung Unternehmenskommunikation abgeschnitten wird. Bis zu sechs eigene Fotos passen hinein, du markierst das Titelbild und tauschst jedes Foto später aus. Die Zusagen kommen in einer sortierten Liste direkt in der Einladung an, die Fragen im Bestätigungsformular stellst du selbst zusammen. Deine Gäste öffnen den Link im Browser ihres Handys, ohne App, auch aus dem Ausland.

Wann Papier trotzdem sinnvoll ist

Will der Vorstand ein Exemplar für die Ablage, druck ein paar Seiten aus und schick den Link an alle anderen. Ist der Empfang im Saal schlecht, kündige den Link vorher an, statt an der Tür auf Antworten zu warten. Ehrliche Grenze: Die digitale Einladung braucht ein Handy, ein Tablet oder einen Rechner mit Verbindung. Wer das nicht hat, bekommt die Papierfassung.

Rechne deinen Kosten pro Gast mit der echten Liste, bevor du dich entscheidest – nicht mit der Zahl aus dem Schaufenster. Du kannst eine Einladung kostenlos im Testmodus öffnen und das Titelbild bearbeiten, um zu sehen, wie deine aussehen würde.