Onboarding-Einladungen: Der erste Tag als Event

Der Vertrag ist unterschrieben, der erste Arbeitstag steht im Kalender. Drei Tage vorher kommt die Nachricht im Teamchat: „Wo ist nochmal der Eingang? Und wann fängt es an?“ Fünf Leute antworten, alle ein bisschen anders.

Das lässt sich lösen, bevor der Tag beginnt. Eine digitale Onboarding-Einladung geht vier Tage vorher raus. Der neue Mitarbeiter öffnet den Link am Handy und weiß, wann er wo sein soll und wer ihn abholt. Das nimmt Druck vom ersten Morgen — bei ihm und bei dir.

Die Onboarding-Einladung geht am Donnerstag raus, nicht am Montag

Schick den Link drei oder vier Tage vorher in den Teamchat. Die Einladung ist in Szenen aufgebaut. Startseite mit Name, Rolle und Startdatum. Ankunft mit Adresse, Etage, Uhrzeit und der Person, die am Eingang wartet. Team mit bis zu sechs Fotos, jedes mit Name und Funktion. Danach: wo das erste Mittagessen ist und wann Feierabend ist. Wer den Link öffnet, weiß sofort, was am ersten Tag passiert. Kein Anruf, keine Rückfrage.

• Schick den Link drei oder vier Tage vorher: die neue Kollegin öffnet ihn am Handy und weiß schon, wann das Willkommensfrühstück ist, in welchem Raum und wer sie am Empfang abholt.
• Ein Link im Teamchat reicht. Kein langer Chat mit „Wann war es nochmal?“ und „Wo parke ich?“.
• Ein echtes Teamfoto auf der Startseite, nicht das Standardbild vom Onboarding-Portal.
• Prüf den Link am Handy, nicht nur am Laptop. Wenn er dort nicht sauber aufgeht, merkst du es vor dem Verschicken.

Nur die Fragen, die du wirklich nutzt

Zwei oder drei Bestätigungsfragen reichen. Kommt sie zum Willkommensessen, will sie die Bürotour lieber vormittags oder nachmittags. Das ist genug. Jede Frage, die niemand auswertet, lässt du weg. Ein langes Formular füllt niemand gern aus, und am ersten Tag hast du ohnehin anderes zu tun.

Die Antworten landen in einer Liste direkt in der Einladung. Niemand muss eine Excel weiterschicken oder Nachrichten einzeln zusammenzählen. Was das Formular nicht abfragt — Allergien, Menüs, Anreise — klärst du über den üblichen Weg mit der Personalabteilung, nicht in der Einladung.

Der erste Tag wird geplant, bevor er beginnt.

Raumwechsel heißt nicht, alles neu verschicken

Zieht die Willkommensrunde von Raum 3 in den großen Raum, änderst du Text und Karte. Wer den Link öffnet, sieht die neue Version, unter derselben Webadresse. Uhrzeit der Bürotour, Treffpunkt oder Dresscode korrigierst du genauso. Kein zweiter Rundruf ans Team, kein Ausdruck für alle. Niemand druckt dreißig Seiten, um einen kurzfristigen Wechsel anzukündigen.

Papier nur für die, die es aufbewahren

Es ist digital. Es druckt nichts, es verschickt nichts. Die sinnvolle Kombi ist ein Link fürs ganze Team und zwei oder drei gedruckte Exemplare für den Willkommenstisch. Wer keinen Alltag mit Smartphone hat, bekommt eine Karte mit QR-Code. Ist der Empfang in der Etage schlecht, schreib in die Einladung, wo das WLAN ist.

Eine Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR, einmal bezahlt, ohne Abo. Du bearbeitest sie so oft du willst, der Link bleibt gleich. Probier die Startseite deines nächsten Neuzugangs kostenlos aus und veröffentliche, wenn sie steht.