Hackathon-Einladung für Firmenevents: Link statt PDF

Freitagabend, kurz vor elf, im Orga-Chat: Hat jemand die API-Liste? Steht Team B noch? Und wann genau läuft die Demo? Die Einladung zum Firmen-Hackathon hängt als PDF an einer Sponsoren-Mail, irgendwo zwischen zwei Rechnungen. Du scrollst, findest sie nicht, und tippst die Uhrzeit zum dritten Mal in die Gruppe.

Eine Hackathon-Einladung für Firmenevents muss nichts erklären, was ein Link in zwei Sekunden zeigt. Wer mit wem codet, welche API Pflicht ist, wann die Demo läuft. Steht das auf einer Seite, fallen die meisten Rückfragen weg.

Hackathon-Einladung für Firmenevents: warum der Link das PDF schlägt

Ein PDF machst du einmal fertig, danach lebt es sein eigenes Leben. Es liegt im Anhang, im Chatverlauf, in drei Fassungen. Wandert die Demo von Raum 3B nach 3C, steht in deiner Einladung weiter 3B. Ein Link dagegen ist eine Seite, die du im Browser öffnest – und der QR-Code an der Tür zeigt auf genau dieselbe Seite. Eine Version, die stimmt.

• Die Demo-Zeit steht auf der Startseite, nicht in einer Fußnote.
• Der QR-Code an der Tür und der Link in der Mail führen auf dieselbe Seite.
• Raum, Anfahrt oder Dresscode änderst du, ohne etwas neu zu verschicken.
• Niemand installiert eine App: der Link öffnet sich im Browser auf dem Handy.

Was vor der ersten Codezeile feststehen muss

Am Samstagmorgen sind die ersten zwanzig Minuten weg, wenn niemand weiß, wer mit wem arbeitet. Schreib deshalb drei Dinge direkt in die Einladung. Erstens das Team: wer mit wem arbeitet oder wie die Teams vor Ort entstehen. Zweitens den Challenge oder die API: nur öffentliche Endpunkte, keine vortrainierten Modelle. Drittens die Demo-Zeit. 18:30, nicht „nachmittags“.

Im Editor trägst du das in einzelne Felder ein: Titelzeile, Namen, Datum, Satz und Ort. Ein Zeichenzähler zeigt dir, wenn ein Feld zu lang wird, und die Vorschau aktualisiert sich, ohne dass die Seite neu lädt. Bis zu sechs eigene Fotos passen dazu, und welche davon die Startseite ist, markierst du selbst.

Berlin, Wien, Zürich: zwei Sprachen an einem Tisch

In einem Raum sitzen Teams, die auf Deutsch lesen, und Teams, die auf Englisch lesen. Die Inhalte der Einladung lassen sich pro Sprache einstellen, die Website gibt es in sieben Sprachen. Adresse, Ortsangabe und Dresscode – Hoodie oder Hemd? – stehen in getrennten Feldern. Ein Foto des Raums, das sich selbst im Rahmen ausrichtet, erzählt mehr über die Stimmung als der Satz „gute Atmosphäre“.

Wenn sich die Uhrzeit ändert, ändert sich die Einladung – nicht dein Postfach.

Der Link bleibt, der Inhalt wandert

Du kannst die Startseite kostenlos ausprobieren und siehst dann, ob der Ton passt. Beim Kauf für 29,99 EUR – einmalig, kein Abo – werden alle Szenen der Einladung freigeschaltet. Danach änderst du Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode im Browser, und der Link bleibt derselbe. Die Rückmeldungen landen in einer geordneten Liste direkt in der Einladung, mit Fragen, die du selbst festlegst. Teste das Anmeldeformular vorher auf deinem eigenen Handy.