Einladungen für Firmenevents in Barcelona: Link statt PDF

Montag, kurz nach neun. Die Einladung für das Firmenevent am Donnerstag in Barcelona hängt als 4-MB-PDF an einer E-Mail an die ganze Abteilung. Bis Mittwoch hat fast niemand geantwortet. Die meisten haben die Datei weitergeschoben, nicht geöffnet. Die wenigen, die zugesagt haben, fragen danach per Chat nach der Adresse. So fängt kein Firmenevent gut an.

Die Einladung ist der erste Moment, in dem jemand das Event berührt, und der erste Eindruck von eurer Marke. Kommt sie als Anhang, den keiner öffnet, startet der Abend mit einem Rückstand. Kommt sie als Link, wird daraus eine kleine Seite: Der Gast öffnet sie am Handy, ohne etwas zu installieren, und sieht auf einen Blick, worum es geht.

Firmenevents in Barcelona: die Einladung ist ein Link, kein Anhang

Ein PDF von 4 MB verschwindet im Postfach, und nach dem ersten Blick öffnet es kaum jemand ein zweites Mal. Ein Link bleibt im Team-Chat stehen und läuft in jedem Browser, auch am Handy. Derselbe Link funktioniert für das Büro in Barcelona und für die Niederlassung in Madrid: Ändert sich die Uhrzeit, sieht jeder die neue Fassung, und niemand muss eine Datei nachschicken. Den Link in die WhatsApp-Gruppe zu setzen ist nicht unpersönlich, solange die Seite den Namen des Events trägt und alle Angaben an ihrem Platz stehen. Es ist eine eigene Seite für euer Event, kein PDF und kein Bild.

• Ein Link, ein QR-Code oder eine kurze Nachricht: verteilt wird, wie es in euer Team passt.
• Kein Download, keine App: der Gast öffnet die Seite im Browser und antwortet vom Handy.
• Änderungen bleiben am selben Link. Neue Uhrzeit, neuer Ort, nichts wird nachgeschickt.
• Die Seite gehört euch: Name des Events, Datum und Ort stehen oben, nicht versteckt im Text.

Ort, Uhrzeit und Dresscode gehören in dieselbe Szene

„Palau de Congressos“ ohne Adresse heißt: Jeder sucht selbst in Maps. Mit dem Namen der Location und der Karte in derselben Szene kommt der Gast an, ohne vorher anzurufen. Bei einem Firmenessen im Eixample liegen zwischen 20:30 und 21:00 dreißig Minuten, und genau so viele Leute kommen zu spät durch die Tür.

Eine Zeile zum Dresscode, „dunkler Anzug“ oder „smart casual“, spart die WhatsApp-Frage ans HR-Büro am Nachmittag. Jede Angabe hat im Editor ihr eigenes Feld: Name des Events, Datum, Uhrzeit, Satz, Ort. Mit Zeichenzähler daneben, damit beim Kürzen nichts abgeschnitten wird.

Eine Einladung, die man öffnet, ist mehr wert als eine, die man speichert und vergisst.

Zwei Sprachen, ein Link

In Barcelona liest ein Teil des Teams Katalanisch, ein Teil Spanisch. Der Inhalt lässt sich pro Sprache einstellen, wie auf Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Portugiesisch. Kommen internationale Gäste zum Kongress, liest jeder dieselbe Einladung in seiner Sprache, ohne zwei gedruckte Fassungen. Der Text liegt in getrennten Feldern, sodass beim Übersetzen nichts verrutscht und die Beschriftung oben bleibt, wo sie hingehört.

Bestätigungen lesen statt hinterherlaufen

Die Zusagen landen in derselben Einladung, in einer geordneten Liste. Keine Mails, die man mit einer Tabelle abgleicht. Die Fragen im Bestätigungsformular lassen sich einstellen, also fragt ihr nur, was ihr für das Event wirklich braucht. Wechselt der Afterwork den Ort, sieht der Gast die aktuelle Fassung am selben Link.

Die Marke zeigt sich im Detail, nicht im großen Logo. Sechs eigene Fotos reichen: die Titelseite mit dem Team vom letzten Jahr und fünf Bilder vom Raum, in dem gefeiert wird. Eine Farbe über die ganze Fläche bleibt besser im Kopf als ein kleines Logo in der Ecke. Wenn euer Event in Barcelona stattfindet, ist die Einladung der erste Eindruck und die erste nützliche Information. Probiert ein Design kostenlos im Editor und veröffentlicht euren Link, wenn es passt.