Firmenevent Tag der offenen Tür: Zählen Kinder mit?

Freitag, 15 Uhr. Der Caterer ruft an und will die Endzahl für Samstag. Auf eurer Liste stehen 94 Namen, zwölf davon sind Kinder unter zehn. Für den Firmenevent Tag der offenen Tür habt ihr den Innenhof gemietet, zugelassen für 80 Personen. Jetzt sitzt ihr mit dem Telefon am Ohr und rechnet, ob der Hausmeister die Kinder mitzählt oder nicht.

Die eigentliche Frage ist nicht, ob Kinder kommen. Sie lautet: Zählen sie bei der Personenzahl mit? Diese Entscheidung gehört vor den Versand der Einladung – nicht in die Nacht davor.

Firmenevent Tag der offenen Tür: Zählen Kinder zur Personenzahl?

Jeder Ort handhabt das anders. Manche Veranstaltungsorte rechnen Kinder unter sechs Jahren gar nicht mit, andere zählen jede Person, die einen Stuhl und ein Glas braucht. Fragt konkret nach, bevor ihr unterschreibt – am Telefon reicht ein Satz: „Sind Kinder in der Personenzahl enthalten?“ Und lest das Kleingedruckte beim Catering: Dort steht oft eine Gästezahl, die sich nicht danach richtet, wie viel ein Kind am Ende isst.

• Fragt den Veranstaltungsort, ob Kinder zur zugelassenen Personenzahl gehören und ob es eine Altersgrenze gibt.
• Lest die Bedingungen von Catering und Versicherung: Steht dort „pro Person“ oder „pro Erwachsenem“?
• Ein Beispiel: Bei 80 zugelassenen Plätzen und 15 Kindern bleiben nur 65 Stühle für Erwachsene.
• Klärt das mit dem Ort, bevor ihr die Einladung verschickt. Nachträglich wird es eng oder teuer.

Das RSVP fragt nach Erwachsenen und Kindern

Im RSVP der Einladung legt ihr eine Frage mit Zahlenfeld an: „Wie viele Erwachsene und wie viele Kinder kommen?“ Die Antworten sammeln sich in einer Liste in der Einladung selbst – nicht in fünf verschiedenen Chats. So habt ihr eine Zahl, mit der ihr beim Catering anrufen könnt. Wenn ihr eine Spielecke oder kleinere Portionen plant, fragt zusätzlich das Alter ab.

Die Fragen könnt ihr später ändern. Der Link bleibt gleich, und die Gäste sehen sofort die aktuelle Fassung. Ihr müsst keine zweite Nachricht hinterherschicken, und niemand öffnet einen zweiten Link.

Wer Kinder von Anfang an mitzählt, muss am Abend vorher nicht neu rechnen.

Kindermenüs, Sitzplätze, Spielecke

Sobald die Kinderzahl feststeht, ruft ihr beim Catering an: kleinere Portionen, kindgerechte Gerichte, weniger scharf. Bei einem langen Firmenfest lohnt sich eine eigene Ecke – eine niedrige Tafel, Stühle in Kindergröße, Papier und Stifte. Plant das, solange die Einladung noch nicht verschickt ist. Dann passen die Antworten der Gäste direkt zu eurer Planung.

Sagt klar, ob Kinder willkommen sind

Zwei Sätze in der Einladung sparen später Rückfragen. Wenn Kinder dazugehören: „Wir freuen uns auf eure Familien.“ Wenn es ein Abend ohne Kinder ist: „Diesmal feiern wir unter Erwachsenen.“ Vermeidet ein halbes „Bringt die Kinder mit“, wenn offen bleibt, ob sie in der Personenzahl auftauchen. Einladungstext, RSVP-Frage und die Zahl, die ihr dem Caterer nennt, sollten dasselbe sagen.

Legt die Personenzahl fest, fragt Erwachsene und Kinder im RSVP ab und ändert Details später, wenn sich etwas verschiebt. Für den Firmenevent Tag der offenen Tür mit Familien passt eine digitale Einladung: eine Seite im Browser, geteilt per Link, 29,99 EUR einmalig. Der Link bleibt derselbe, auch wenn ihr Uhrzeit, Ort oder die RSVP-Frage nachträglich anpasst.