Firmenevent-Einladung: die fünf Angaben, die fehlen

Es ist 8:55 Uhr. Das Event startet in fünf Minuten und dein Handy klingelt zum vierten Mal: Wo ist der Parkplatz? Öffnet die Schranke automatisch? In der Einladung steht nur „Parkplatz vorhanden“. Unten stehen dreiundzwanzig Leute und wissen nicht, welche Einfahrt sie nehmen sollen.

Solche Anrufe kosten dich die erste halbe Stunde jedes Firmenevents. Meist fehlen dieselben fünf Angaben: Parkplatz, WLAN, Fotoregeln, die echte Schlusszeit und die Frage, wer überhaupt mitkommen darf. Schreibst du sie einmal sauber in die Einladung, ist danach Ruhe.

Firmenevent-Einladung: die fünf Angaben, die fast immer fehlen

Es geht nicht um mehr Text, sondern um genauere Sätze. „Parkplatz vorhanden“ ist keine Information, sondern eine Rückfrage. Und ein Nachbar ist nicht automatisch willkommen, nur weil nichts dazu in der Einladung steht.

• Parkplatz: Einfahrt, Deck und Hausnummer, dazu ob die Schranke einen Code braucht und wo das Ticket entwertet wird.
• WLAN: Netzname und Passwort in einer Zeile, direkt unter der Adresse. Nicht am Ende, nicht auf Nachfrage.
• Fotos: Darf man den Raum fotografieren? Wer soll nicht zu sehen sein? Ist ein Fotograf da?
• Echte Schlusszeit: „Ende des Programms“ ist eine andere Uhrzeit als „Räumung des Raums“. Die zweite entscheidet, wer ein Taxi bestellt.

Parkplatz, WLAN und Fotos: die Details, die zählen

Beim Parkplatz hilft die Kette der Handgriffe. Kostenpflichtig? Dann schreib den ungefähren Betrag und wie das Ticket entwertet wird. „Frag an der Rezeption“ erzeugt eine Schlange an der Schranke, genau wenn das Event anfängt. In Gewerbegebieten mit ähnlichen Hallen reicht „die Hauptstraße“ nicht: Nummer, Gebäudename und der Fußweg für alle, die zu Fuß kommen.

Denk an die Gäste, die mit Bahn oder U-Bahn anreisen: Haltestelle, richtiger Ausgang und Gehminuten lösen mehr Fragen als ein Kartenausschnitt ohne Bezugspunkt. Netzname und Passwort gehören zusammen und sichtbar unter die Adresse, nicht in eine Nachfrage. Bei den Fotos hilft ein Beispiel mehr als eine Regel: „Der Saal darf fotografiert werden, die Bildschirme und die Badges anderer Gäste nicht.“ Gibt es einen Fotografen, sag es, und ob die Bilder später geteilt werden – ohne Termin zu versprechen. Gibt es eine Bar oder einen letzten Ausschank, schreib die Uhrzeit dazu: „bis wir gehen“ hilft niemandem beim Organisieren.

Jede Angabe, die in der Einladung fehlt, bezahlst du später mit einem Anruf.

So sieht eine Einladung aus, die das löst

Bei Send The Joy ist die Einladung eine eigene Webseite mit aneinandergereihten Szenen – Ankunft, Abendessen, Anstoßen, Ausklang. Jede Szene trägt ihre eigene Angabe: der Parkplatz in der ersten, die echte Schlusszeit in der letzten. Du editierst nach dem Versenden weiter, und der Link bleibt derselbe – änderst du Uhrzeit, Parkplatz oder WLAN, sehen deine Gäste die neue Version, ohne dass du etwas neu verschickst. Die Rückmeldungen landen in einer Liste in derselben Einladung, nicht verstreut über WhatsApp. Eine Einladung kostet 29,99 EUR, einmalig, kein Abo. Vorher kannst du sie kostenlos ausprobieren.