Firmeneinladungen fürs Planetarium: 5 Daten, die zählen

19:26 im Foyer des Planetariums. Ein Gast hält das Sektglas und das Handy in derselben Hand. Auf der Einladung steht 19:30, die Kuppel wird um 19:45 dunkel. Zwei Kolleginnen vergleichen ihre Bildschirme, aber niemand weiß, ob 19:30 der Einlass ist oder der Anfang. Oben im Vorführraum wartet niemand, und der Projektor läuft nach Plan.

Firmeneinladungen fürs Planetarium scheitern selten am Budget. Sie scheitern an einer fehlenden Uhrzeit, an einem Namen, der nicht auf der Gästeliste steht, oder an einem Aufzug, den niemand erwähnt hat. Fünf Angaben reichen, damit eure Einladung gleichzeitig Eintritt, Erinnerung und Lageplan ist. Eine Seite im Browser lässt sich später ändern, ein gedruckter Karton nicht.

Firmeneinladung Planetarium: die Minute zählt mehr als das Datum

Türöffnung und Projektionsstart sind zwei verschiedene Zeiten. Steht in der Einladung nur „19:30“ und die Kuppel wird um 19:45 dunkel, bleibt jemand mit vollem Glas im Foyer stehen und hört den Anfang durch die geschlossene Tür. Der Ablauf in der Kuppel richtet sich nach der Uhr, nicht nach dem Verkehr. Schreibt beide Zeiten auf, dazu den letzten Einlass.

• Nennt drei Uhrzeiten: „Türöffnung 19:15 · Projektionsstart 19:45 · letzter Einlass 19:40“.
• Formuliert sie so, dass man sie im Aufzug in sechs Sekunden liest: Uhrzeiten statt langer Sätze.
• Beginnt die Vorführung um 20:00 Punkt, schreibt genau das. Dann plant niemand ein lockeres Ankommen ein.
• Hängt dieselben Zeiten an die Tür des Saals. Wer zu spät kommt, liest dort, was er verpasst.

Vor- und Nachname statt „plus Begleitung“

Die Gästeliste im Planetarium ist namentlich. „Marta Ferrer“ kommt durch. „Marta + 1“ erzeugt einen Anruf an der Tür und eine Schlange dahinter. Fragt in der Bestätigung nach dem Namen jeder Person: Bei einer digitalen Einladung landen die Antworten als sortierte Liste in derselben Einladung. Die Rezeption arbeitet dann mit einem Bildschirm statt mit drei WhatsApp-Chats.

Die Fragen im Bestätigungsformular legt ihr selbst fest: Sprache der Vorführung, ob jemand zum Umtrunk bleibt, ob der Zugang ohne Treppen gebraucht wird. Kommt ein ganzes Team, zählt am Abend niemand in Reihe 4 die Köpfe von Hand. Und die Frist steht mit Tag und Uhrzeit da: „Bestätigt bis Dienstag, 14., 12:00“ statt „meldet euch bald“. So kommt keine Zusage per Zuruf aus der Kaffeeküche.

Eine Firmeneinladung ist kein Schmuckstück, sondern die Zugangsberechtigung: Tür, Ebene, Uhrzeit, Name.

Tür, Ebene, Kleidung: der Plan, den niemand zeichnet

Ein Planetarium liegt selten im Erdgeschoss. „Hauptfoyer, Aufzug Ebene -1, Kuppelsaal“ spart zwanzig Anrufe um 19:20. Der Kleidungshinweis mit echter Temperatur hilft mehr als ein „elegant“ ohne Angabe: „leichte Jacke, in der Kuppel sind es 19 Grad“. Fährt der letzte Zug um 23:40, gehört auch das in die Einladung. Und der Teil, der sich um 18:00 noch ändern muss – eine verschobene Vorführung, eine gesperrte Tür, ein Tippfehler – ist bei einer digitalen Einladung kein Problem: Sie lässt sich nach dem Versenden bearbeiten, der Link bleibt derselbe. Wer ihn morgens geöffnet hat, sieht abends die neue Fassung, und niemand schickt etwas nach. Das gilt auch, wenn ihr kurzfristig zwei Gäste mehr einplant oder einen Treffpunkt verlegt. Eine Einladung kostet 29,99 EUR als Einmalzahlung, ohne Abo. Probiert euer Design vorher kostenlos aus, passt Texte und Fotos im Browser an und verschickt den Link.