Firmeneinladungen mit Catering für Spezialdiäten

Stell dir ein Teamessen mit 40 Leuten vor. Zwei essen keine Laktose, eine hat Zöliakie, einer isst keinen Fisch. Das sind keine drei Sonderwünsche, das sind vier verschiedene Teller und eine Extrapfanne. Die Küche muss das Tage vorher wissen – nicht erst, wenn alle schon am Tisch sitzen.

Meistens läuft es anders: Am Vortag sammelt jemand per Chatnachricht, wer was nicht isst, und ruft dann beim Caterer an. Dabei ließe sich dieselbe Liste in Ruhe vorbereiten, solange die Einladung noch offen ist. Du brauchst dafür keine Software und kein Extra-Tool, nur die richtige Frage zur richtigen Zeit.

Allergien klärst du vor dem Menü, nicht am Teller

„Es gibt Leute mit Unverträglichkeiten“ ist kein Satz, mit dem man kochen kann. Brauchbar ist Name plus konkrete Angabe: „Marta, ohne Gluten, ohne Spuren“. Damit weiß die Küche, was sie einkauft und wie sie die Pfanne behandelt. Und du weißt, wen du anrufst, wenn sich kurz vorher noch etwas ändert. Wer sich erst am Abend selbst meldet, isst am Ende Brot und Wasser – nicht aus Bosheit, sondern weil niemand mehr etwas besorgen kann.

• Name und konkrete Angabe statt Sammelbegriff: „ohne Gluten, ohne Spuren“ lässt sich kochen, „es gibt Unverträglichkeiten“ nicht.
• Frag während der Rückmeldefrist, nicht erst in der Woche danach – dann ist das Menü längst bestellt.
• Eine schwere Allergie klärst du zusätzlich am Telefon und hältst das Ergebnis schriftlich fest.
• Eine Person aus dem Orga-Team hat am Abend die Küche im Ohr – mit Namen und Mobilnummer im Programm.

Für Firmeneinladungen mit Catering: eine Frage statt zwanzig Felder

Fünf Kästchen füllt kaum jemand aus. Eine offene Frage, die du selbst formulierst, funktioniert besser: „Gibt es etwas, das du nicht essen oder trinken kannst? Schreib es dazu, mit deinem Namen.“ Setz ein Beispiel in Klammern dahinter – „zum Beispiel: ohne Gluten, ohne Nüsse, vegetarisch“. Ohne Beispiel antwortet die Hälfte „ich bin speziell“, und damit kann die Küche nichts anfangen.

Die Antworten kommen als geordnete Liste in deiner Einladung an. Von dort überträgst du sie selbst in deine Tabelle: Name, konkrete Angabe, Notiz zur Schwere („Spur“, „stark“). Drei Spalten, mehr braucht eine Küche nicht. Und du hast alles an einem Ort statt in fünf Chatverläufen.

Die Einladung sammelt die Antworten. Die Küchenliste machst du daraus selbst – mit Name, Angabe und Notiz.

Was die Einladung nicht leistet – und wie du es trotzdem löst

Es gibt kein Allergen-Auswahlfeld und keinen Menübaustein. Die Einladung bestätigt die Teilnahme und sammelt die Antworten auf die Fragen, die du selbst gestellt hast. Tabelle, Telefonat bei einer schweren Allergie und der Abgleich mit dem Caterer bleiben bei dir. Verlangt der Caterer sein eigenes Blatt, führst du es parallel – die Einladung ersetzt keine Küchenplanung.

Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet einmalig 29,99 EUR, wird als Link, QR-Code oder Nachricht geteilt und läuft ohne App – eure Gäste öffnen sie im Browser. Uhrzeit, Ort und Texte lassen sich später ändern, der Link bleibt derselbe, und niemand muss neue Karten im Büro verteilen. Probier eine Gestaltung gratis aus, formulier deine Rückmeldefrage dazu, und die Küchenliste steht, bevor der erste Kaffee kalt ist.