Fehler bei Firmeneinladungen für Bootsevents

Es ist 19:05 Uhr. Du stehst am Steg 3, das Boot ist gerade abgelegt. In der Einladung stand nur „19:00 Uhr“. Kein Wort von Einschiffung, kein Wort von Ablegen. So beginnt ein Firmenevent auf dem Wasser, das für ein paar Gäste schon vorbei ist, bevor es anfängt. Genau solche Fehler bei Firmeneinladungen für Bootsevents lassen sich vermeiden.

Dabei lässt sich das vermeiden. Die meisten Fehler bei Einladungen für Firmenevents auf dem Boot passieren nicht an Bord, sondern im Text der Einladung. Hier sind die Stellen, an denen du genauer sein musst. Wer diese Punkte beachtet, spart sich Telefonate am Kai und peinliche Momente an der Gangway.

Die Uhrzeit: der erste Fehler bei Firmeneinladungen für Bootsevents

Bootszeit ist nicht gleich Eventzeit. Auf einem Schiff gibt es zwei Zeiten: Einschiffung und Ablegen. Wer nur eine nennt, riskiert, dass Gäste zu spät kommen. Schreib beide hin, am besten in zwei getrennten Feldern. Ein Feld für „Einschiffung ab 18:30 Uhr“ und ein Feld für „Ablegen um 19:00 Uhr“. So kann niemand die Zeiten verwechseln.

• Einschiffung 18:30 Uhr, Ablegen 19:00 Uhr – zwei verschiedene Zeiten, zwei Felder. Wer nur „19:00 Uhr“ schreibt, hat Gäste, die um 19:05 ankommen und das Boot ablegen sehen.
• Ort: nicht „Hafen“, sondern „Steg 3, Nordseite, beim blauen Kiosk“. Ein Kartenlink, der im Wasser landet, hilft niemandem um sieben Uhr abends.
• Dauer der Fahrt und feste Rückkehrzeit angeben. So sparst du dir die WhatsApp-Nachricht um 22 Uhr, wann es zurück an Land geht.
• Kartenlink, der auf dem Wasser landet, ist nutzlos. Prüfe ihn vorher. Ein kurzer Test auf dem Handy reicht.

Akkreditierung und RSVP: vom Link zur Passagierliste

Schreib Vor- und Nachnamen jedes Gastes aus, mit Umlauten und Akzenten. Ein „Krüger“ ohne Umlaut wird schnell zu „Kruger“ auf der Liste, und dann steht jemand am Eingang, den niemand findet. Bei Teams: Kläre, ob eine Person für die Gruppe antwortet oder jeder einzeln. Ein offenes RSVP für „unbegrenzte Gäste“ führt zu einer Schlange an der Gangway.

Ein PDF zum Ausdrucken? Vergiss es. Eine Liste, die morgens gedruckt wird, ist mittags veraltet, wenn jemand zusagt. Ein Link zeigt immer die aktuelle Version. Und die RSVP-Antworten landen direkt in der Einladung, in einer sortierten Liste – kein Chat-Chaos. Drei Chats und zwei sich kreuzende E-Mails sind der schnellste Weg, jemanden aus der Zählung zu verlieren.

Die Uhrzeit, der Steg und das RSVP: Drei Dinge, die vor dem Ablegen geklärt sein müssen.

Wind, Übelkeit und Kleidung: was vor dem Einsteigen geklärt sein muss

Sag vorher, wie lange die Fahrt dauert und ob es einen festen Rückkehrzeitpunkt gibt. Dann kann jeder selbst entscheiden, ob ihm das reicht. Ein Hinweis zur Kleidung: „Mantel und rutschfeste Schuhe“ ist konkreter als „smart casual“. Auf einem nassen Deck sind dünne Absätze ein Unfallrisiko. Und nenne die Bereiche an Bord: geschlossener Salon und offene Terrasse. Wer schnell seekrank wird, setzt sich unter Deck, ohne dich extra fragen zu müssen. Eine digitale Einladung von Send The Joy kostet 29,99 EUR, einmalig. Du teilst sie per Link oder QR-Code, und Änderungen sind sofort sichtbar, ohne dass du etwas neu verschicken musst. So bleibt die Einladung aktuell, auch wenn sich der Steg kurzfristig ändert. Starte mit der Einladung, bevor du das Boot charerst.