Digitale Einladungen fürs Onboarding neuer Mitarbeiter in Berlin

Larissa fängt am Montag an. Bis Freitag hat sie drei Mails bekommen: eine mit der Adresse, eine mit der Uhrzeit, eine mit dem Namen der Person, die sie am Empfang abholt. Die Adresse stimmt, der Eingang nicht. Kein Drama, aber es ist der erste Eindruck. Und der hängt an einer Kleinigkeit, die sich leicht vermeiden lässt.

Eine digitale Einladung löst genau das. Ein Link, der auf dem Handy im Browser aufgeht. Keine App, kein PDF im Anhang, keine Rückfrage, welcher Eingang denn gemeint ist. Wer neu anfängt, weiß vor dem ersten Tag, wann es losgeht, wo es losgeht und wer vor Ort ist. Das nimmt beiden Seiten etwas weg: der neuen Kollegin die Unsicherheit, dem Team das Nachtelefonieren.

Digitale Einladungen für das Onboarding neuer Mitarbeiter in Berlin

Der Link geht am selben Tag raus, an dem die Zusage kommt. Dann weiß die neue Kollegin schon vor der Anreise, wann sie erwartet wird, wer sie in Empfang nimmt und wie das Haus von außen aussieht. Wenn die halbe Belegschaft von außerhalb kommt, steht auf der Einladung nicht 'Onboarding Q3', sondern 'Willkommen in Berlin, Larissa'. Das ist ein Unterschied, den man beim Öffnen merkt.

• Genaues Datum und Uhrzeit, mit Ankunft und Ende.
• Adresse mit dem richtigen Eingang und ein Kartenlink, der auf dem Handy aufgeht.
• Dresscode in einer Zeile: 'Jeans und Turnschuhe' versteht jeder besser als 'casual'.
• Drei oder vier Fotos: Fassade, Besprechungsraum, Team und die Straße im Viertel.

Ein Link, kein PDF, das im Postfach verschwindet

Die Einladung ist eine eigene Webseite. Sie öffnet sich im Browser des Handys, ohne dass jemand etwas installieren muss. Kein Anhang, den niemand findet. Du teilst sie per Link, per QR-Code oder als Nachricht. Der QR-Code funktioniert gut am Eingang oder an der Wand im Besprechungsraum, wo später alle zusammenkommen.

Die Rückmeldungen landen in der Einladung, in einer Liste. Nicht verteilt auf WhatsApp, Mail und Zurufe im Flur. Die Fragen legst du selbst fest: 'Kommst du zum Mittagessen?' oder 'Lieber der Termin um 10 oder um 16 Uhr?' Zwei Fragen reichen. Alles Weitere klärst du persönlich, nicht im Formular. So weißt du am Vorabend, mit wie vielen du rechnest.

Was in die Einladung gehört und was nicht

Die Felder füllst du eins nach dem anderen: Rubrik, Name, Datum, Satz und Ort. Mit Zeichenzähler, damit 'Charlottenburg' nicht aus der Zeile läuft. Bis zu sechs eigene Fotos sind möglich: die Fassade, das Team beim letzten Essen, die Straße im Viertel. Sie werden automatisch gerahmt, das Titelbild lässt sich später tauschen. Allergien, Menüwünsche oder Transportfragen gehören nicht in dieses Formular, dafür nimmst du einen anderen Weg. Weniger Felder, weniger Nachfragen.

Eine Einladung ist kein nettes Extra. Sie ist die erste klare Information, die ein neuer Mensch bekommt.

Was du nach dem Senden noch ändern kannst

Wenn der Raum von der dritten in die fünfte Etage wandert, änderst du das im Editor, und der Link bleibt derselbe. Niemand bekommt eine Korrekturmail. Uhrzeit, Ort, Karte, Dresscode oder den Satz auf der Einladung anzupassen heißt nicht, neu drucken oder Umschläge verschicken. Wer die Einladung am Morgen öffnet, sieht die Version von diesem Morgen. Du wählst ein Design aus der Sammlung, testest die Titelseite kostenlos und schaltest mit dem Kauf alle Szenen frei. Danach veröffentlichst du mit einem Klick, für 29,99 EUR pro Einladung, einmalig, ohne Abo. Die Webseite und der Inhalt lassen sich auf Deutsch, Spanisch, Englisch und vier weiteren Sprachen einstellen.