Einladungen für medizinische Kongresse: Akkreditierung

Es ist 7:40 Uhr am ersten Kongresstag. Vor dem Eingang steht eine Schlange bis zur Straße, und der Referent, der um 8:30 Uhr sprechen soll, sucht auf seinem Handy die Anmeldemail von vor sechs Wochen. Genau hier zeigt sich, ob Einladungen für medizinische Kongresse etwas bringen – oder ob es am Ende nur eine schönere PDF war.

Die Einladung ist eine eigene Webseite für deinen Kongress, mit Link und QR-Code. Der Teilnehmer öffnet sie im Browser, ohne App und ohne Konto, während er noch im Taxi sitzt. Sie löst nicht alles. Aber sie löst das, was an diesem Morgen wirklich hakt.

Der Check-in beginnt in der Hosentasche, nicht am Tresen

Eine Einladung ist nicht dasselbe wie die Akkreditierung, und das ist gut so. Sie sagt Tag, Uhrzeit und Saal. Ob jemand Zutritt bekommt und wo sein Ausweis gedruckt wird, entscheidet das offizielle Registrierungssystem des Kongresses. Trenne diese zwei Aufgaben, statt sie in einer Seite zu vermischen.

• Der direkte Link zum offiziellen Akkreditierungsformular, vorher am Handy getestet und als kurze URL abtippbar.
• Das Programm nach Sitzungen, mit Uhrzeit, Saal und Referent – genau so, wie es in der Einladung stehen soll.
• Die drei RSVP-Fragen, die du wirklich brauchst: Name, Institution, Teilnahme am Abschlussdinner.
• Der Zeitraum des Check-ins und die genaue Adresse mit Karte. Das ist am Morgen die häufigste Frage.

Credits und Teilnehmerzahl pro Sitzung: Was die Einladung nicht unterschreibt

Fortbildungspunkte und die Teilnehmerzahl pro Sitzung werden dort kontrolliert, wo der Ausweis gelesen wird. Eine Einladung scannt keine Eintritte, zählt keine Plätze und stellt keine Zertifikate aus.

Was sie kann: das Programm nach Sitzungen zeigen – „Kardiologie-Symposium, 11:30 Uhr, Saal B“ – und direkt zu dem Formular führen, in dem man sich für diese Sitzung anmeldet. Fragt jemand „Zählen die Credits?“, muss die Antwort von der Seite des wissenschaftlichen Komitees kommen. Nicht aus einem Einladungstext, den eine Woche vorher jemand versehentlich ändert.

Eine Einladung ist die Ebene für Ankündigung, Programm und Zusage. Alles, was gescannt, gezählt oder unterschrieben wird, gehört woanders hin.

Programm ändern, ohne etwas neu zu verschicken

Wenn die Podiumsdiskussion von 16:00 auf 17:00 Uhr rutscht, öffnet der Teilnehmer denselben Link und liest die neue Zeit. Der Link bleibt gleich, auch nachdem die Einladung verschickt wurde. Ort, Karte, Uhrzeit oder Dresscode ändern heißt also nicht, Umschläge nachdrucken oder eine Rundmail hinterherschicken. Texte lassen sich außerdem pro Sprache anlegen – praktisch, wenn das halbe Komitee aus dem Ausland kommt und der Kongress auf Deutsch und Englisch angekündigt wird.

RSVP: frag nur, was du auch verwendest

Die Zusagen kommen in derselben Einladung an, in einer sortierten Liste. Die Fragen im Bestätigungsformular stellst du selbst zusammen: Name, Institution, Teilnahme am Abschlussdinner. Frag nichts, was du hinterher nicht verwalten kannst – Sonderwünsche landen am Ende in einem Mailverlauf, den niemand schließt.

Entscheide vor der Bestellung, welchen Teil der Arbeit dein Registrierungssystem übernimmt und was eine digitale Einladung erledigen kann. Teste sie kostenlos, ändere sie ohne Angst und veröffentliche mit dem Link, der auch dann noch gilt, wenn sich die letzte Programmzeile verschiebt.