Einladungen für Firmenevents in Barcelona: der Leitfaden

Montag, 9:07 Uhr, und in deinem Postfach stehen drei Mails mit der gleichen Frage: „Ist das im 22@ oder am Fòrum?“ Die Einladung war ein PDF im Anhang, mit einem großen „Willkommen“ und ohne Uhrzeit für den Einlass. Genau diese Rückfragen soll eine Firmeneinladung eigentlich ersparen.

Eine Einladung für ein Firmenevent ist kein Poster und keine Tabelle. Sie beantwortet drei Dinge: Wer kommt rein, wann geht es los, und was sagt der Gast am Empfang. Für Barcelona heißt das: zwei Uhrzeiten, ein genauer Zugang, ein Link, der auf dem Handy funktioniert.

Zuerst der Einlass, dann das Design

Öffne die Einladung mit dem, was der Gast morgens um neun sucht: seinen Namen und seine Firma. Ein großes „Willkommen zum Kick-off“ sagt ihm nicht, ob er auf der Liste steht. Ort, Zugang und Uhrzeit kommen danach – nicht umgekehrt.

• Einlass und Beginn getrennt nennen: „Akkreditierung 18:30 · Rede 19:15“. Mit nur einer Uhrzeit verpasst der Pünktliche den ersten Toast.
• Den Zugang genau bezeichnen: Tor, Etage, Saal – etwa „Torre, 12. Etage, Sala Mirador“. In Barcelona haben viele Häuser mehrere Eingänge, und nicht jeder passt zu deinem Abend.
• Dresscode und Empfang in einem Satz: was der Gast anziehen soll und was er unten sagen muss.
• Titel, Datum und beide Uhrzeiten in die erste Zeile – nicht in die Fußzeile.

Einladungen für Firmenevents in Barcelona: der Link öffnet im Taxi

Der Gast tippt auf den Link, und die Seite öffnet sich im Browser seines Handys. Keine App, keine Anmeldung. Uhrzeit, Karte und Dresscode stehen auf einem Bildschirm, während hinter ihm das Taxi wartet.

Die Karte steckt in der Einladung selbst, damit fällt die Frage „22@ oder Fòrum?“ weg. Du lädst bis zu sechs eigene Fotos hoch: die Fassade des Hauses, den Saal für das Abendessen, das Team am Empfang. Sie richten sich selbst im Rahmen ein, du legst fest, welches Bild das Cover ist, und tauschst jedes später aus. Musik und die Fragen für die Rückmeldung stellst du ebenfalls im Browser ein. Website und Inhalt der Einladung gibt es in sieben Sprachen, darunter Deutsch, Spanisch, Englisch und Katalanisch – praktisch, wenn die Delegation aus Mailand dieselbe Einladung bekommt wie das Büro in Barcelona.

Zwei Uhrzeiten, ein genauer Zugang, ein Link, der sich ändern lässt. Mehr braucht eine Firmeneinladung nicht.

Die Agenda in Szenen, nicht in einem Absatz

Teile den Abend in aneinandergereihte Szenen: Empfang, Begrüßung, Rede, Abendessen, letzter Toast. Jede Szene hat ihren eigenen Text, ihre eigene Uhrzeit und ihre eigenen Fotos – die Szene „Abendessen“ kann das echte Bild des Saals tragen. Wandert der Empfang wegen Regen von der Terrasse in den Saal, änderst du Uhrzeit, Ort, Karte oder Dresscode, ohne etwas nachzudrucken: Der Link bleibt derselbe, den du schon verschickt hast. Die Zusagen landen in einer Liste innerhalb der Einladung, mit den Fragen, die du selbst eingestellt hast. Ein ehrlicher Hinweis: Das hier ist digital, es druckt kein Papier. Will der Vorstand ein paar Blätter für den Chairman oder das Gästebuch, kombiniere – Link für alle, ein paar Ausdrucke für die, die etwas behalten wollen. Probiere das Design im Testmodus, passe Titel, Uhrzeit, Ort und die Fragen für die Rückmeldung an und veröffentliche mit einem Klick.