Einladungen für einen Firmen-Hackathon: So kommen Teams

Donnerstagabend, 22:40 Uhr. Im Orga-Chat stehen 43 ungelesene Nachrichten, und die Anmeldeliste ist eine Tabelle, in der noch fünf Namen fehlen. Zwei Leute haben per Sprachnachricht zugesagt, eine Person nur mit einem Daumen nach oben, und niemand weiß gerade, wer am 14. Juni wirklich im Raum sitzt. Es fehlt kein Team. Es fehlt eine Einladung, die man öffnen kann.

Für genau solche Runden sind Einladungen für einen Firmen-Hackathon gedacht. Nicht als PDF, nicht als Bild, sondern als eigene Webseite fürs Event, geteilt über einen Link, einen QR-Code oder eine kurze Nachricht. Wer den Link antippt, sieht das Programm und antwortet in zwei Minuten vom Handy – ohne etwas zu installieren.

Einladungen für einen Firmen-Hackathon: Der Link ist der erste Sprint

Schick den Link dorthin, wo die Leute ohnehin lesen: in den Team-Channel, in die interne Chatgruppe, als QR-Code an die Bürotür. Auf dem Weg zur Arbeit tippt jemand auf den Link und sagt zu. Die Zusagen landen in einer Liste, und die steht in derselben Einladung, nicht in einer Tabelle, die jemand von Hand nachpflegen muss.

• Ein Betreff, der nicht nach Aufgabe klingt: „Dein Team hat einen Platz am 14. Juni.“
• Beim RSVP nur fragen, was du wirklich brauchst: vor Ort oder remote, Erfahrungslevel, welcher Workshop am Morgen.
• Derselbe Link für alle Kanäle – Team-Chat, interne Gruppe, QR-Code an der Bürotür. Niemand muss etwas installieren.
• Ein sichtbares Anmeldeende in der ersten Szene, damit niemand raten muss.

Der Ablauf in Szenen statt in drei PDF-Seiten

Statt eines langen Textes baust du eine Kette von Szenen. „Ankommen“, „Mentor:innen-Runde“, „Demo und Preis“. Jede Szene trägt einen kurzen Satz und ein Bild. Man geht Szene für Szene durch und bricht nicht nach dem zweiten Absatz ab.

Du lädst bis zu sechs eigene Fotos hoch: den Raum, das Mentor:innen-Team, den Tisch voller Laptops. Sie werden automatisch in den Rahmen gesetzt. Du legst fest, welches Foto das Titelbild ist, und tauschst jedes Foto später aus, wenn sich etwas ändert. Dazu Musik, und kurze Sätze dank Zeichenzähler.

Eine Einladung ist kein Aushang. Sie ist die erste Etappe des Hackathons.

Zusagen sammeln, ohne Nachfragen im Chat

Die Antworten kommen in der Einladung an, in einer sortierten Liste. Welche Fragen im Formular stehen, legst du vorher fest: vor Ort oder remote, Erfahrungslevel, welcher Workshop am Morgen. Wer später dazukommt, öffnet denselben Link und sieht den aktuellen Stand. Du musst niemandem hinterherfragen.

Uhrzeit ändern, Link behalten

Du verschiebst die Demo von 17 auf 18 Uhr, änderst Raum, Karte oder Dresscode – der Link bleibt gleich, und alle sehen die neue Version. Arbeitet dein Team auf Deutsch und Englisch, legst du die Inhalte pro Sprache an; die Einladung selbst gibt es in sieben Sprachen. Dann: Design aussuchen, kostenlos testen, im Browser veröffentlichen. 29,99 EUR einmalig, kein Abo. Der Link ist der erste Recruiter deines Hackathons.