Einladungen für Corporate Volunteering: Größe statt Ja

Es ist Donnerstagabend, der Freiwilligentag ist übermorgen. Jemand sitzt mit dem Handy auf dem Sofa und scrollt durch den Gruppenchat: 34 Häkchen, drei Fragezeichen, zwei Absagen. Und die eine Frage, die niemand beantwortet hat: Welche T-Shirt-Größe? An dieser Frage scheitern die meisten Einladungen für Corporate Volunteering, und am Samstag liegen dreißig Shirts im Lager, in Größen, die niemand bestellt hat.

Eine Einladung löst das nicht, weil sie hübscher aussieht. Sie löst es, weil sie beim Bestätigen genau das abfragt, was du am Samstag brauchst — und nichts darüber hinaus.

Einladungen für Corporate Volunteering: Bestätigen füllt keine Liste

Ein loses „Ja, komme“ aus dem Chat ist keine Zusage, mit der du arbeiten kannst. Die T-Shirt-Größe gehört in den Moment der Bestätigung, nicht in eine Mail drei Tage vorher. Dasselbe gilt für die Schicht: Wer morgens oder nachmittags auswählt, steht mit dieser Angabe in der Antwortliste, und du teilst die Gruppen in einer Minute ein statt am Vorabend. Fehlt die Angabe, trägt am Ende jemand die Namen von Hand aus dem Chat zusammen.

• Ein Feld für die T-Shirt-Größe, ausgefüllt direkt beim Bestätigen.
• Eine Auswahl für die Schicht: morgens oder nachmittags.
• Vor- und Nachname, damit die Liste sauber sortiert ist und nicht aus Spitznamen besteht.
• Zwei klare Fragen sind in Sekunden beantwortet. Bei fünf Fragen bleibt die Zusage liegen.

Was das Formular fragen kann — und was nicht

Die Fragen im Bestätigungsformular sind konfigurierbar: T-Shirt-Größe, Schicht, Name. Mehr braucht der Tag nicht, um loszugehen.

Allergien, Menüs, Unverträglichkeiten, Transport oder eine Kinderecke gehören nicht in die Einladung. Das ist ein eigenes Blatt, das die Person führt, die den Tag organisiert. Die Einladung bleibt bei dem, was sie kann: eine geordnete Liste von Namen, Größen und Schichten.

Eine Zusage ohne T-Shirt-Größe ist nur ein Häkchen.

Der Link, den niemand zweimal bekommt

Wenn sich die Uhrzeit oder der Treffpunkt ändert, bearbeitest du die Einladung — der Link bleibt derselbe. Niemand bekommt eine zweite Nachricht, und niemand sucht im Verlauf nach der neuesten Version.

Auch der Detailtext lässt sich korrigieren: aus „alte Hose, geschlossene Schuhe“ wird „bringt Handschuhe mit“, ohne dass irgendetwas neu gedruckt wird. Die Einladung ist zu 100 % digital. Keine Umschläge, keine Nachdrucke, kein Stapel Papier, der eine Woche vorher plötzlich wächst.

Der Tag, in Szenen erzählt

Eine Einladung besteht aus aneinandergereihten Szenen. Die erste zeigt Datum und den Namen des Teams, die nächste, was gemacht wird und mit wem. Eine Szene für die Logistik: wo ihr euch trefft, was ihr mitbringt und wann der Tag endet. Dazu bis zu sechs eigene Fotos, die sich selbst ins Format einpassen — eines markierst du als Titelbild.

Die Einladung kostet 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo. Der Link bleibt offen, und die Zusagen landen direkt in der Einladung, in einer geordneten Liste. Eure Leute öffnen ihn im Browser auf dem Handy und antworten, ohne eine App zu installieren. Und wenn das Team über mehrere Länder verteilt ist: Webseite und Inhalt der Einladung gibt es in sieben Sprachen.

Fang mit dem Titelbild an, probier es kostenlos aus und stell die Fragen für die Zusage ein, bevor du veröffentlichst. Der Freiwilligentag hat an sich schon genug zu tun, da muss abends niemand mehr Zusagen aus dem Chat zusammensuchen.