Einladungen für Firmenevents in Wien: Kaffee und RSVP

Es ist kurz nach zehn an einem Dienstag im März, der Raum im zweiten Stock ist voll, und die Kaffeepause steht für 15:30 im Programm. Um 11:40 schreibt die Geschäftsführung, dass die Vormittagssession länger dauert. Dann beginnt das Übliche: drei Chatverläufe, zwei Mails und eine Kollegin, die im Kalender noch die alte Uhrzeit stehen hat.

Genau hier zeigt sich, ob eine Firmeneinladung funktioniert. Nicht am Logo, nicht an der Schrift, sondern daran, ob Uhrzeit, Ort und Rückmeldung an einer Stelle liegen, die sich ändern lässt. Eine digitale Einladung ist eine eigene Webseite mit einem Link – und der Link bleibt derselbe, auch wenn die Pause eine halbe Stunde nach hinten rutscht.

Einladungen für Firmenevents in Wien: zuerst die Kaffeepause

In Wien dreht sich ein Firmenevent selten um die Keynote. Es dreht sich um eine konkrete Pause: Melange, ein paar Kipferl, und danach gehen die Gespräche weiter. Wenn diese Pause um 15:30 im Nebenraum beginnt, steht genau das in der Einladung – nicht in einer zweiten Mail, die später niemand mehr findet. Uhrzeit, Raum und Ablauf ändert ihr jederzeit im Editor, und die Gäste sehen die neue Version hinter demselben Link. Für internationale Runden schreibt ihr den Text auf Deutsch und stellt ihn für Gäste aus München oder Zürich auf Englisch um: ein Event, zwei Sprachen.

• Die Uhrzeit der Kaffeepause mit Raum: 15:30, Nebenraum, direkt in der Einladung.
• Verschiebt sich die Pause, korrigiert ihr die Uhrzeit im Editor. Der Link bleibt, es geht keine zweite Nachricht raus.
• Deutscher Text für die Kolleginnen in Wien, englischer für die Gäste aus Zürich und München.
• Bis zu sechs eigene Fotos: der Raum vom letzten Jahr erklärt mehr als ein Satz.

Das RSVP lebt nicht in eurem WhatsApp-Chat

Bei 80 Gästen ist ein Chat keine Liste, sondern eine Sammlung einzelner Nachrichten: Zusagen, Rückfragen, ein Daumen hoch, das niemand zuordnen kann. In der digitalen Einladung liegen die Antworten in einer geordneten Liste – auf derselben Seite, auf der auch Programm und Adresse stehen.

Die Fragen legt ihr vor dem Veröffentlichen fest: zum Beispiel ein Feld für die Zusage und ein kurzes Feld für Name und Firma. Die Gäste installieren nichts, sie öffnen den Link im Browser des Handys zwischen zwei Meetings und antworten ohne Umweg über ein Konto. Wer später noch etwas ändern möchte, ändert es im Editor.

Eine Einladung, ein Link: Uhrzeit, Dresscode und Zusagen stehen an derselben Stelle.

Dresscode und Adresse: vom Palais zum Heurigen

Ein Firmenevent im Palais im ersten Bezirk und ein Afterwork in einem Loft in Fünfhaus verlangen unterschiedliche Kleidung. „Business“ oder „Smart Casual“ muss sichtbar sein, bevor jemand einen halben Vormittag für die Suche nach dem passenden Anzug einplant. Ein Kartenlink in der Einladung erspart die Runde aus Nachrichten, welcher Eingang an diesem Abend offen ist. Wandert der Treffpunkt vom Hauptsaal auf die Terrasse, ändert ihr Ort und Karte im Editor, und sichtbar ist es für alle, die den Link danach öffnen. Für Gäste, die mit der U-Bahn kommen, schreibt ihr Station und Linie direkt unter den Namen des Lokals.

Kein Umschlag, kein PDF, keine verlorene Karte

Bevor ihr den Saal bucht, baut die Einladung. Sie ist die eine Stelle, an der die Uhrzeit der Kaffeepause, der Dresscode und alle Zusagen zusammenlaufen. Ihr könnt das Design zuerst gratis ausprobieren und nur die Startseite gestalten, um zu sehen, ob der Ton passt. Wenn der Text sitzt, veröffentlicht ihr mit einem Klick und verschickt den Link. Wer im Vorstand trotzdem etwas in der Hand halten will, für den druckt ihr ein paar Karten – der Rest kommt über den Link.