Einladungen fürs Firmenevent: Weinprobe ohne PDF-Chaos

Es ist Donnerstag, 16:40. Die Weinprobe fürs Team steht seit drei Wochen: achtzig Leute, ein Keller mit langen Tischen, eine Location, die jemand aus dem Team organisiert hat. Die Einladung dazu ist ein PDF aus dem Onboarding-Ordner. Jetzt antwortet jemand „Bin dabei“ auf eine Mail von letzter Woche, zwei andere haben den Termin falsch im Kalender, und im Chat fragt jemand, ob der Beginn verschoben wurde.

Einladungen für die Weinprobe im Firmenevent müssen nichts drucken und nichts verschicken. Sie müssen an einer Stelle liegen, die alle öffnen können, und dort aktuell bleiben – auch dann, wenn sich zwei Tage vorher noch etwas ändert. Hier sind Formate, die das leisten, ohne PDF und ohne Nachdrucken.

Ein Link statt einer WhatsApp-Gruppe

Ihr legt eine Seite für das ganze Unternehmen an und teilt sie als Link oder als QR-Code. Der QR-Code kann im Verkostungsraum hängen oder auf dem Tischaufsteller stehen; die Gäste öffnen den Link im Browser und antworten vom Handy aus. Eine zweite Anmeldung über das Intranet braucht niemand. Texte, Fotos und Musik stellt ihr im Editor zusammen, ohne etwas zu installieren. Ändert sich die Location, bearbeitet ihr die Einladung – der Link bleibt derselbe.

• Eine Seite für alle: geteilt per Link oder QR-Code, geöffnet im Browser.
• Keine App, nichts zu installieren – Handy, Tablet oder Rechner mit Internet genügen.
• Der Inhalt lässt sich pro Sprache einstellen: Deutsch und Englisch auf derselben Seite.
• Termin, Ort oder Dresscode ändern: Der Link bleibt gleich, niemand bekommt eine zweite Mail.

Weinprobe als Firmenevent: das Titelbild setzt den Ton

Statt den Dresscode in Absatz drei zu verstecken, zeigt das Titelbild, worum es geht: ein Foto aus dem Keller oder vom gedeckten langen Tisch, darüber die Zeile „Weinprobe, 19:00“. Ihr markiert ein Foto als Titelbild und tauscht es später aus, wenn der Winzer eine andere Runde ansetzt oder ein zweiter Raum dazukommt.

Den Dresscode schreibt ihr in ein eigenes Feld: „Dunkler Anzug“ oder „Smart casual“. Ändert ihr ihn zwei Tage vorher, sehen alle die gültige Fassung im selben Link – ohne Nachtrag und ohne „Korrektur“ im Betreff. Insgesamt passen bis zu sechs eigene Fotos in die Einladung, das Titelbild eingerechnet. Ein Foto, das nicht mehr passt, ersetzt ihr einfach; es fügt sich selbst in den Rahmen ein.

Bestätigungen, die nicht im Postfach versanden

Die Zusagen kommen in der Einladung selbst an, in einer geordneten Liste – nicht als Antworten zwischen Rechnungen und Webinar-Einladungen. Die Fragen stellt ihr selbst: „Seid ihr dabei?“ und „Name für den Empfang“ reichen. Danach muss niemand per WhatsApp hinterherfragen, wer jetzt eigentlich kommt.

Eine Weinprobe braucht keine fünf Rundmails. Sie braucht einen Link, ein Datum und eine Antwort.

Nach dem Senden ist noch nicht Schluss

Die Seite ist aus Szenen aufgebaut, die aufeinander folgen – jede mit eigenen Texten und Fotos. Nach dem Senden könnt ihr weiterarbeiten: Verschiebt der Kellermeister die Verkostung, ändert ihr die Uhrzeit im Editor, und alle sehen die neue Fassung im gleichen Link. Ort, Karte, Dresscode oder der Satz auf der Seite lassen sich genauso nachträglich anpassen. Wer Papier will, kombiniert besser: ein Link für alle, ein paar Ausdrucke für die, die etwas in die Schublade legen. Wählt ein Design, testet es kostenlos und veröffentlicht eure Einladung in Minuten. 29,99 EUR, einmalig, ohne Abo.