Digitale Einladungen für Firmenevents mit Virtual Reality

Es ist 16:50 Uhr. Das Headset für das Firmenevent mit Virtual Reality liegt schon auf dem Konferenztisch, die Kabel sind eingesteckt. Im Team-Chat steht noch der Link von letzter Woche, mit der alten Uhrzeit: 17:00. Die Session wurde auf 18:00 Uhr verschoben, im Link sieht das niemand.

So entscheidet sich ein Firmenevent mit Virtual Reality nicht erst am Headset, sondern an der Seite, die auf dem Handy aufgeht. Die Einladung ist die Tür, durch die alle zuerst gehen - bevor es einen Raum oder eine Brille gibt.

Einladungen für Firmenevents mit Virtual Reality: der erste Avatar

Wer den Link bekommt, installiert nichts und legt kein Konto an. Er öffnet den Browser auf dem Handy und ist drin. Ein QR-Code in der Mail-Signatur oder am Empfang führt auf dieselbe Seite. So landet die Einladung dort, wo die Leute ohnehin sind: auf dem Bildschirm in der Hand. Sie verschwindet nicht in einem Download-Ordner, den später niemand findet.

• Niemand lädt etwas herunter: Der Link öffnet im Browser, auf dem Handy.
• Ein QR-Code in der Mail-Signatur oder an der Rezeption führt auf dieselbe Seite.
• Die Titelseite zeigt Eventtitel, Datum und einen Satz zur Begrüßung.
• Was der Gast sieht, ist die Seite selbst - kein PDF, kein Bild.

Die Agenda ändert sich öfter als das Datum

Du verschiebst die VR-Session von 17:00 auf 18:00 Uhr, änderst es im Editor, und die Gäste sehen die neue Zeit am gleichen Link. Niemand muss etwas weiterleiten. Zugangslink zum Raum, Adresse für das Hybrid-Event, Dresscode: alles lässt sich an derselben Stelle anpassen. Dazu bis zu sechs eigene Fotos und Musik, damit der Ton schon stimmt, bevor der Raum offen ist.

Der Link ist immer derselbe. Hat ihn jemand in den Lesezeichen oder an eine Kollegin geschickt, sieht er trotzdem die aktuelle Fassung des Events. Kein zweiter Entwurf, keine Verwirrung darüber, welche Version jetzt gilt.

Ein Event mit Virtual Reality entscheidet sich vor dem Headset - an dem Link, der auf dem Handy aufgeht.

Zusagen, ohne jemandem auf WhatsApp nachzulaufen

Die Antworten kommen in der Einladung selbst an, als geordnete Liste. Kein Nachfragen um 23 Uhr. Die Fragen im Formular stellst du selbst: etwa, ob jemand zur virtuellen Session oder vor Ort kommt, oder mit welchem Namen er im Raum auftauchen will. Der Gast antwortet vom Handy in zwei Schritten, ohne Konto und ohne App.

Hybrid, virtuell oder Papier für vier

Für alle reicht der Link. Wer das Event später in der Hand halten will, bekommt ein paar gedruckte Exemplare dazu - diese Kombination ist die vernünftige. Die Seite gibt es in sieben Sprachen, und auch der Inhalt der Einladung lässt sich pro Sprache einstellen. Praktisch, wenn dein Team über mehrere Länder verteilt arbeitet. Mehr als ein Handy, ein Tablet oder einen Laptop mit Internet brauchen die Gäste nicht.

Bevor du über das Design des Headsets oder die Plattform für den Raum nachdenkst: Bau die Tür, durch die alle zuerst gehen. Die Einladung. Probier sie kostenlos aus, veröffentliche sie mit einem Klick und ändere sie auch nach dem Versenden - der Link bleibt gleich, und niemand muss etwas neu verschicken.