Einladungen fürs Firmenevent mit Talentwettbewerb: 5 Fehler

Mittwoch, 9:12 Uhr. Die Mail an alle lautet: „Talentwettbewerb am Donnerstag – Teilnahme verpflichtend.“ Bis Freitag steht kein einziger Name auf der Liste. Dafür hört man nach Feierabend aus Besprechungsraum 3 ein Playback, das jemand heimlich übt – mit geschlossener Tür.

So ein Abend wird selten auf der Bühne verloren. Er wird zwei Wochen vorher in der Einladung verloren. Wer sich anmelden soll, will drei Dinge wissen: Wie lang ist mein Auftritt? Wer schaut zu? Und darf ich auch einfach nur applaudieren? Eine Einladung fürs Firmenevent mit Talentwettbewerb beantwortet das, bevor jemand auf den Link tippt.

Firmenevent mit Talentwettbewerb: Einladungen ohne Prüfungston

Steht „verpflichtend“ im Text, übt das halbe Büro heimlich und trägt sich trotzdem nicht ein. Schreib stattdessen: „Auf die Bühne geht, wer will – für den mutigsten Auftritt gibt es einen Preis.“ Auch der Betreff entscheidet mit. „Talentwettbewerb – Teilnahme verpflichtend“ wird weggewischt, „Talentabend: anmelden oder zum Anfeuern kommen“ wird geöffnet. Zwei Zeilen, ein anderer Abend.

• Nenne drei Beispiele: singen, eine Kollegin imitieren, tanzen, einen schlechten Witz erzählen. Ohne Beispiele glaubt niemand, dass er ein Talent hat.
• Setz eine Frist statt eines Befehls: „Anmeldung bis Freitag, 12 Uhr.“ Eine Frist liest man, einen Befehl ignoriert man.
• Schreib die Auftrittslänge dazu: „höchstens drei Minuten.“ Wer weiß, wann es vorbei ist, sagt leichter zu.
• Sag, dass Zuschauen zählt: „Auch ohne Auftritt bist du gebraucht – die Stimmung macht ihr.“

Uhrzeit und Ort dürfen nicht im Chatverlauf hängen

Ein Aushang mit „Donnerstag nachmittags“ kostet dich zwanzig WhatsApp-Nachrichten, und die Antwort kommt trotzdem zu spät. Eine digitale Einladung mit genauer Uhrzeit und Karte öffnet sich im Browser. Kein PDF, keine App, kein Zoomen auf dem Handy.

Startet der Wettbewerb um 18 Uhr und in der Einladung steht nur „nach der Arbeit“, sitzt die Jury um 18:45 vor leeren Stühlen. Datum, Uhrzeit, Adresse und Karte gehören in die Einladung, nicht in eine Nachricht, die drei Leute weiterschicken. Verschiebt sich um 17 Uhr noch etwas, änderst du es in der Einladung: Der Link bleibt derselbe, niemand bekommt eine zweite Mail.

Nicht die Bühne entscheidet, wer auftritt, sondern die Einladung zwei Wochen vorher.

Die Einladung ist schon eine kleine Bühne

Du kannst die Einladung wie ein Programm aufbauen: eine Szene zum Ankommen, eine fürs Backstage, eine für die Bühne, eine für die Gewinner. Jede Szene füllst du mit eigenen Texten und Fotos – bis zu sechs Bilder, dazu Musik und die Fragen für die Zusage. Und denk an die, die nicht auftreten wollen: Wer nur die Auftretenden einlädt, bekommt leere Stühle. Gib dem Publikum eine Rolle, einen Applaus-O-Meter oder eine geheime Abstimmung, und schreib es hin. Die Zusagen landen in einer sortierten Liste in der Einladung, nicht als Nachrichten auf deinem Handy. Wenn der Abend erklärt ist und das RSVP die richtige Frage stellt, tragen sich die Leute ein, ohne dass du nachläufst. Probier ein Design kostenlos aus, bearbeite die Titelseite und teile den Link – Bühne und Publikum stehen schon bereit.